北语13春《会计电算化》第三章第二阶段导学
北语13春《会计电算化》第三章第二阶段导学第三章
第一节
账务处理就是指从记账凭证的输入到账表的输出过程。在具体操作中，虽然各企业的具体情况不同、经济业务的繁简程度不一，核算的范围有大有小，但账务处理是必不可少的，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，没有账务处理也就没有会计。
一、账务处理子系统的设计要求
账务处理是会计信息系统的核心，该系统设计的好坏直接影响到整个会计系统的运用效率和系统维护工作量的大小，因此，在设计中必须考虑以下要求：
（1）账务处理子系统可以集中反映本单位经济活动的综合性信息，因而，必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计。
（2）务处理子系统除接收大量的原始数据外，还有其他有关子系统转入的数据，同时其他子系统又需要该子系统提供大量加工后的数据，因此，在设计中应考虑数据量大和数据关系复杂这一特点进行设计。
（3）账务处理子系统中的数据是企业单位处理各种经济关系的重要依据，而且还包含有现金和银行存款收支等容易发生弊端的数据，所以设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力和安全保密措施。
二、账务处理子系统的目标
账务处理子系统在设计中必须从目标出发，充分发挥计算机的优势，突破长期手工处理所形成的定式，才能设计出更适合计算机处理、效率更高，处理流程更加合理的系统。账务处理子系统的目标包括：
（1）及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。
（2）高效、正确地完成记账过程。
（3）随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。
（4）建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。
（5）账务处理也可包含其核算与管理功能。如往来核算和管理、项目核算与管理，部门核算与管理等。这些辅助功能和管理都是账务处理功能的进一步补充，没有它们也一样称为账务处理系统。
第二节
一、手工账务处理子系统处理流程
（一）手工方式下账务处理数据流程
根据现行会计制度的规定和企业性质及规模大小的差异，手工作业下的账务系统可以采用以下5种账务处理流程之一来进行核算：记账凭证账务处理流程、日记总账账务处理流程、科目汇总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程、多栏式日记账汇总账务处理流程。这5种账务处理流程登记明细账时没有什么区别，主要的区别在于登记总账的方法不同。
1．记账凭证处理流程
记账凭证账务处理流程的主要任务，就是根据记账凭证分别直接登记总账和各个明细账。这种方法由于需要在总账和各明细账上逐笔登记每笔业务，总账登账的工作量较大，因此它只适合于业务量较小的企业。记账凭证账务处理的流程如图3-1所示。
记账凭证账务处理流程的优点是：数据流程清楚、简单；总分类账既可反映一个科目本期内发生额、期末的结余数；总分类账也可详细反映整个会计期间内各笔经济业务。其缺点是：登账工作量大（由于总账是根据记账凭证逐笔登记）。在计算机方式下，有参考价值。
2．日记总账账务处理流程
日记总账账务处理流程是记账凭证账务处理流程的变种，它是将所有总账科目都集中在一张账页上，形成一种日记账与总账结合在一起的联合账薄，虽然大大减少了登记总账的工作量，可以明确反映经济业务的来龙去脉，但所有总账科目都集中在一张账页上，使得账页过宽，不便于登记和使用，在手工方式下，一般适用于业务量较小的企业。
日记总账账务处理流程的优点是：数据流程清楚、简单；所有总账在一张账页上，可明确反映每笔业务科目之间的对应关系。其缺点是：账页过宽，不便于登记和使用。在计算机方式下，有参考价值。
3．科目汇总表账务处理流程
科目汇总表账务处理流程是根据记账凭证登记各个明细账，之后定期地先根据记账凭证的会计科目进行汇总，然后根据汇总的数据登记总账。因此，大大地减少了登记总账的工作量，比较适合于业务量较大的企业采用。在手工条件下，进行科目汇总工作量较大；而利用计算机来实现是轻而易举的事。
科目汇总账务处理流程的优点是：减少登账工作量；可通过科目汇总表检测借贷发生额是否平衡。其缺点是：总分类账不能明确反映科目之间的对应关系；不便于便于对经济活动进行分析和检查。在计算机方式下，参考价值不大。
4．汇总记账凭证账务处理流程
汇总记账凭证账务处理流程也是根据记账凭证登记各个明细账。但是，之后先定期地根据收、付、转三种记账凭证的会计科目和对方科目进行汇总，然后根据汇总的数据登记总账。因此，它不仅具有科目汇总表账务处理流程的优点。而且还有以下的好处。
（1）反映了各个科目的资金运动的对方科目，因而可以反映资金收付的来龙去脉，便于企业的管理者了解和掌握资金的运用，及时地调整企业的经营活动和资金的调配，有利于提高企业的经济效益和财务管理水平。
（2）可为编制现金流量表提供依据。
汇总记账凭证账务处理流程的优点是：减少登账工作量；总分类账可明确反映科目之间的对应关系；便于对经济活动进行分析和检查。其缺点是：汇总记账凭证的工作量大；对转账凭证编制有特殊的要求。在计算机方式下，有参考价值。
5．多栏式日记账汇总账务处理流程。
多栏式日记账汇总账务处理流程与汇总记账凭证账务处理流程的核算方法基本相同，不同的只是根据汇总的数据登记的总账是以多栏式日记账的形式进行的。在手工方式下，多栏式日记总账便于一目了然地通览数据在科目之间的对应关系。在计算机快速排序与打印输出的条件下，可以用三栏式的通用总账格式输出表示科目对应关系的总账，多栏式日记账已没有必要。
多栏式日记账汇总账务处理流程的优点是：简化总账登记工作量。其缺点是：日记账栏次太多，不便登记。在计算机方式下，没有参考价值。
（二）手工会计下账务处理形式的缺陷
通过分析可以看出，手工方式下的会计账务处理形式都是围绕如何减少工作量而产生的，因此也就决定了这些处理形式先天带有手工处理的局限性。主要缺陷有以下四点。
（1）数据大量重复。
（2）信息提供不及时。
（3）准确性差。
（4）工作强度大。
二、计算机方式下账务处理数据流程
计算机与手工处理相比，前者不仅在处理速度上比后者有成百倍、成千倍的提高，数据的存储能力也是手工无法比拟的，而且不会因工作时间过长或疲劳引起计算错误和抄写错误。因此，设计计算机条件下的账务处理流程时，不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，而应设计出更适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系统。
计算机条件下，时间和空间永远是一对矛盾。下面通过两种方案举例简述在计算机条件下账务处理数据流程。
（一）账务处理流程方案一
该方案是从节省空间的角度出发设计的数据流程，见教材P53。
1．数据库文件
在方案一的数据流图中主要建立账务数据库文件和辅助数据库文件。
（1）记账凭证文件，是账务数据库文件，它主要存放财会人员录入的所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证。
（2）科目余额文件，是账务数据库文件，它主要存放企业使用的所有会计科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生额等，即对所有会计科目的汇总描述。是编制总账、明细账、报表时的大量数据之源。
（3）对账单文件，是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。一旦和单位银行对账文件中的业务对上账，就可以删除。
平时根据已输入的记账凭证按会计科目严格地更新科目余额文件，需要输出现金日记账、银行存款日记账或其化明细分类账时，临时从记账凭证文件中挑选、加工而成。
2．方案一的账务处理流程
（1）由录入员通过键盘输入凭证，或通过自动转账生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入记账凭证文件。
（2）对记账凭证中未审核的凭证进行审核。
（3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随时查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。
（4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。
（5）根据记账凭证文件和对账单文件中的银行业务进行对账，只能对对账单文件中的已达账项记录作删除。
（6）根据科目余额文件编辑输出总账。
（7）根据科目余额文件和记账凭证文件生成会计报表。
（二）账务处理流程方案二
该方案是兼顾时间与空间两个方面设计出的数据流程，如图3-7所示。
1．数据库文件
在方案二的数据流图中建立临时、账务和辅助数据库文件。
（1）临时凭证文件。临时凭证文件又叫临时凭证数据库文件或凭证输入文件，其主要作用是用于存放已经录入但未审核的所有凭证。当凭证存于此文件时，属于非正式会计档案，可以对其进行修改。一旦记账，凭证就从此文件转移到"历史凭证"文件中，所以，任何一张凭证都不可能永远在此文件中存储。
（2）汇总文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等，即对所有科目的汇总描述。在编制总账、明细账、报表时都大量使用这些数据。
（3）历史凭证文件。主要用于存放已经记账的所有凭证，存于该文件中的凭证是正式会计档案，不能直接修改，只能用红字凭证冲销。
（4）单位银行对账文件。该文件是辅助数据库文件，专门为银行对账设计的，用于存放单位没有对上账的银行业务。历史凭证文件中有关银行业务的凭证需要永久保存，不能删除，而单位银行对账文件中登记的银行业务是新发生的未达账，一旦和对账单文件中的业务对上账，就可以删除。
（5）对账单文件。对账单文件也是专门为银行对账设计的辅助数据库文件，主要用于存放银行给单位的对账单。一旦和单位银行对账文件中的业务对上账，就可以删除。
2．方案二账务处理流程
（1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证，或通过期末处理自动生成机制凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证文件。
（2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。
（3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。
（4）根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，并将已达账从两个文件中删除。
（5）根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明细账。
（6）根据汇总文件编辑输出总账。
（7）根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表。
（三）两种账务处理数据处理流程比较
以上给出了两种账务处理数据处理流程方案，这两种方案各有优缺点。
1．方案一账务处理流程优缺点
优点如下：
（1）处理流程简单。
（2）数据无重复存储。
缺点如下：
（1）输出日记账和明细账的速度较慢。
（2）凭证查询速度慢。由于审核、未审核，已记账凭证都放在一个凭证库文件中，所以查询某张凭证的响应速度相对来说较慢。
2．方案二账务处理流程优缺点
优点如下：
（1）处理流程清晰、明了。在
（2）数据无重复存储。
（3）处理速度更快。记账速度要高于第一方案；凭证查询速度要高于第一方案；银行对账速度要高于第一方案。
缺点如下：
同第一种方案一样。输出日记账和明细账的速度较慢，但是随着计算机本身运算速度的不断提高，临时挑选所花的时间小到可以忽略的程度。所以这一缺点比较容易克服。
（四）计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别
计算机方式和手工方式下的账务处理流程有很多不同之处，主要有以下几点。
（1）数据处理的起点与终点不同。
（2）数据处理方式不同。
（3）数据存储方式不同。
（４）对账的方式不同。
（５）会计资料的查询统计方式不同。
第三节
在计算机条件下，账务处理子系统中的账、证、表以什么文件及结构存储，这与账务处理子系统设计阶段所确定的账务处理流程有关；与设计人员的思路有关；还与数据库管理系统等多种因素有关。本节着重介绍几个主要文件的几种设计方案，供读者参考。
一、科目文件设计
科目文件是用来存放账务处理中所有会计科目及相关内容的数据库文件。下面讨论几种科目文件结构设计方案。
（一）科目文件结构设计方案
1．科目文件结构设计方案一
会计科目是对经济业务的一种分类，无论是记账凭证的填制、账簿的输出还是报表的编制都是围绕会计科目进行的。因此，会计科目文件应该包括会计科目代码、科目名称两项基本内容。
在计算机条件下，科目文件结构除了科目代码和科目名称两项基本内容外，还应该考虑相关内容。（1）科目类型。（2）科目性质。
科目文件结构如下：
科目文件名称：KM．DBF
序号 字段名 类型 长度 说明
1 KMDM C 10 科目代码
2 KMMC C 20 科目名称
3 KMLB C 4 科目类别
4 KMXZ C 6 科目性质
2．科目文件结构设计方案二
由于会计科目体系是一个典型的树型结构，科目之间具有层次关系，在科目文件中，除了要描述有关会计科目的名称，代码、类别等属性外，还应指定科目之间的这种层次关系，即科目代码的级别、父科目。
描述这种关系可以通过两种方式，一种是通过科目代码自身来实现，；另一种是通过给出一个科目的父科目和它的级别等信息来体现。这就是科目文件结构设计方案二。其科目文件结构如下：
科目文件名称：KM．DBF
序号 字段名 类型 长度 说明
1 KMDM C 10 科目代码
2 KMMC C 20 科目名称
3 KMLB C 4 科目类别
4 KMXZ C 6 科目性质
5 FKM C 8 父科目
6 JB N 1 级别
（二）科目文件的组织方式。
科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建立的索引文件组织方式。当增加或减少科目时，计算机会自动按照科目代码的大小重新排序。
（三）科目代码的编码设计
（1）编码方式。根据会计制度对会计科目代码的规定与要求，会计科目通常采用群码的编码方式，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。
（2）科目代码结构。科目代码结构指科目代码共分几段，每一段有几位。如4-2-2结构，表示一级科目代码4位（最多可以表示9999个一级科目），二级科目代码2位（最多可以表示99个二级科目），三级科目代码2位（最多可以表示99个三级科目）。
（3）代码设计举例。根据2001年财政部颁布的《企业会计制度》统一规定了总账科目的编码和部分明细科目的编码。企业会计科目编码表见教材P58
３．会计科目代码设计中应注意的问题
（1）科目代码要有可扩展性。
（2）代码位数不易过长。
二、凭证文件设计
凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件。凭证文件是账务处理子系统的核心数据库文件，因此，记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的内容，如：日期、凭证号、摘要、会计科目、金额、制单、审核等基本的信息；也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容，如：结算号、结算方式、外币金额、汇率、数量、单价、部门代码、人员代码、项目代码等信息。
（一）凭证文件结构设计
1．凭证文件结构设计方案一。
凭证文件名称：PZ．DBF
序号 字段名 类型 长度小数位 说明
1 PZH C 4 凭证号
2 RQ D 8 日期
3 ZY C 36 摘要
4 KMDM C 10 科目代码
5 JJ N 12 2 借方金额
6 DJ N 12 2 贷方金额
7 FJ N 3 附件
8 LR C 8 录入
9 SH C 8 审核
10 JZ C 8 记账
11 BJ C 1 记账标记
这种结构基本和手工记账凭证项目一一对应。
缺点：
（1）一项经济业务发生时，在记录中凭证号、日期、摘要、附件、录入、审核、记账的值多次重复，造成数据冗余；
（2）在一条记录中不能同时有借方金额和贷方金额，即总有一个字段为空，造成空间浪费，因此，需要对该种方案进行改进。
2．凭证文件结构设计方案二
将凭证文件分成两个文件，一个文件是凭证内容文件，用于存放与每一笔经济无关的内容（如：凭证号、日期、附件、录入、审核、记账等）；另一个文件是“凭证业务文件”，用于存放经济业务之间有对应关系的内容（如：科目代码、摘要、借方金额、贷方金额）。
文件结构如下：
（１）凭证内容文件。
凭证内容文件名称：PZNR．DBF
序号 字段名 类型 长度小数位 说明
1 PZH N 6 凭证号
2 RQ D 8 日期
3 FJ N 3 附件
4 LR C 8 录入
5 SH C 8 审核
6 JZ C 8 记账
（２）凭证业务文件
凭证业务文件名称：PZYW．DBF
序号 字段名 类型 长度 小数位 说明
1 PZH N 6 凭证号
2 ZY C 36 摘要
3 KMDM C 10 科目代码
4 JJ N 12 2 借方金额
5 DJ N 12 2 贷方金额
可以看出，对于第一个文件来说，一笔经济业务对应一条记录；对于第二个文件来说，一笔经济业务对应多条记录，即一笔经济业务涉及到几个会计科目就对应几条记录。
这种方案，虽然解决了数据冗余，并且设计凭证录入格式与手工方式也较接近。但并没有解决在计算机中存储借方金额与贷方金额时一条记录中总有一个为空的问题。
若想解决此问题，也可进一步改进方案二，将“借方金额”与“贷方金额”合并为一个字段“金额”，然后再增加一个“借贷标志”即可。
（二）凭证文件的存储及组织方式设计
1．凭证文件的存储
凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文件，其存储方案取决于账务处理流程。
2．凭证文件的组织方式
凭证一般是按照发生的时间顺序产生的，但可以根据需要直接进行读写记录，因此，凭证文件的组织方式为随机文件。
三、汇总文件结构设计
汇总文件主要用来存放所有会计科目（包括一级科目和明细科目）的年初数，累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额、每个月的借贷方发生额等。
1．汇总文件结构设计方案一
这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件，即每月一个汇总文件，一年12个这样结构的汇总文件，编制账簿、报表所需的“期初余额”、“本月借方合计”、“方本月贷方合计”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”等数据可以直接获取，而“期末余额”可以通过计算得到，即：
期末余额=期初余额+本月借方合计-本月贷方合计
这种结构的优点是结构简单、清晰。缺点是汇总文件过多，给编程和管理带来一定的难度。
2．汇总文件结构设计方案二。
这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件，账簿、报表所需的“本月借方合计”、“本月贷方合计”等数据可以直接获取，“期初余额”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”、“期末余额”等数据可以通过计算得到。
以3月份的数据为例，予以说明。
（1）3月份期初余额。
3月期初余额=年初余额＋1月借合计＋2月借合计-1月贷合计-2月贷合计
（2）到3月份的本年累计。
借方累计=1月借合计+2月借合计+3月借合计
贷方累计=1月贷合计+2月贷合计+3月贷合计
（3）3月份期末余额
3月期末余额=3月期初余额+3月借合计-3月贷合计
这种结构的优点是结构清晰，数据库文件少，便于管理。缺点是不能直接得到账簿所需的数据，只能通过计算得到。
第四节
一、账务处理子系统功能模块设计
账务处理子系统总体结构设计就是以系统分析中设计的数据流图等为依据，建立账务处理子系统的总体结构图，并按功能划分为一个个功能相对独立的模块。到底应该划分几个功能模块，并没有一个固定的标准，它与系统分析中设计的数据流图、用户需求和设计人员等诸多因素有关，但必须遵循模块划分原则进行。根据不同行业、不同单位和不同核算与管理的需要，对账务处理子系统进行不同的划分。
下面给出两种账务处理子系统功能模块的设计方案。
（一）账务子系统功能模块设计方案一
一般来说，账务处理子系统至少应划分出六个功能模块：初始化模块、凭证处理模块、账簿管理模块、报表管理模块、银行对账模块、系统服务模块等。功能模块结构图如图3-8所示。
（二）账务子系统功能模块设计方案二
近几年来，随着会计信息系统的不断发展，国内有很多会计信息系统在上述基本功能的基础上，又进一步拓展了辅助核算与辅助管理的功能，如部门核算与管理、项目核算与管理等。
二、初始化模块功能设计
账务处理子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。当具体单位使用时，就要根据本单位的业务性质进行具体设置，这种设置工作称之为初始化工作。
在进行账务处理之前，首先要做的工作就是初始化工作，它是手工会计通向电算化会计的桥梁，是连接手工会计与电算化会计之间的纽带。通过初始化模块，为账务处理子系统的运行准备必要的环境。因此，初始化模块应包括：科目设置、系统设置（凭证类型、币别、其他设置等）、初始余额装入等功能。
（一）科目设置
科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计的管理。财会人员可以根据需要设置适合自身业务特点的会计科目体系，同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。科目设置的内容要根据科目文件的结构而定。
1．科目设置内容。
（1）科目代码（2）科目名称（3）科目类型（4）科目性质
（5）父科目（6）级别。
2．科目设置模块功能
在科目设置模块中还应该有以下子功能：
（1）"增加"功能。（2）"删除"功能。（3）"修改"功能。
（4）"保存"功能。（5）"退出"功能。
（二）系统设置
1．凭证类别设置
凭证类型设置的功能是实现对凭证类型的管理，并将结果保存在凭证类型文件中。
2．币别设置
币别设置是对外币汇率的管理。对于以人民币为记账本位币的单位来说，在涉及到外币业务时，要根据其所采用的外币汇率将其折算为本位币。
3．其他设置
为了辅助核算和管理还可以进行往来单位客户通讯录的设置、项目核算与管理所需的各项目信息设置、部门代码设置、人员代码设置、自动转账分录设置；结算方式设置等。初始化工作完成后，就可以进入正常的计算机日常处理阶段。
（三）初始余额装入
初始余额装入的功能是将手工账簿各科目的余额搬入计算机中，以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性，并将初始余额保存在汇总文件中。
有两种装入初始余额的方法：一种方法是直接装入使用月份的月初余额和累计额；另一种方法是装入年初额和一月至使用计算机前各月的发生额。前一种方法工作量小，但不能反映出一年的累计发生额，后一种方法则相反。
在所有余额装完之后，应该由计算机自动进行试算平衡：
平衡公式一：资产=负债+所有者权益
平衡公式二：总账=下属明细科目
只有平衡后，才能表示所装余额正确无误。
三、凭证处理模块功能设计
凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、生成自动转账凭证等功能模块。
（一）凭证录入
凭证录入模块的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，财会人员通过键盘输入一张会计凭证，在录入过程中允许修改凭证（如插入、删除一条分录），当凭证输入完成之后存盘进行检查；如果凭证正确无误，则保存在凭证文件中或临时凭证文件中，否则，拒绝保存，等待财会人员修改。在凭证录入模块设计时要考虑以下内容。
1．记账凭证格式
手工条件下，各单位的记账凭证有不同的分类，如收款、付款、转账等，每类凭证具有不同的格式。在计算机条件下，虽然允许财会人员根据需要设置凭证类型，但所有类别的凭证均采用统一的格式，并在凭证号中通过凭证字区分凭证类别。图3-12给出了常用的凭证输入格式的设计方案。
2．正确性检查
在录入过程中必须增加正确性检查措施，确保凭证正确可靠。
（1）凭证号检查。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，凭证录入模块能够检查出最后一批凭证号，自动加1后生成当前凭证号。
（2）凭证日期检查。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增。因此，凭证录入模块应该能够自动检查凭证日期的正确性。
（3）科目代码检查。科目代码是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块应该提供对科目代码进行一系列的检查的功能。
①存在性检查。
②是否是明细记账科目的检查。
③与凭证类型是否相符的检查。
（4）金额检查。任何一张凭证都满足"有借必有贷"的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，必须自动进行借贷平衡检查，如果平衡，检查结果为"正确"或"真"。否则，检查结果为"错误"或"假"。
只有当所有检查结果都为"正确"或"真"，该张凭证被计算机接收，否则，计算机拒绝接收。
3．辅助核算和管理数据的输入
在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，一些科目设置"性质"，如，"对账"、"外币"、"数量"、"单位往来"、"项目"、"个人往来"、"部门"等。在设计凭证录入模块时，就要求在凭证输入过程中，凡是涉及到这些科目的分录，在输入完会计科目后，系统自动根据该科目的性质提示并要求财会人员输入不同辅助核算与管理所需要的数据。
（1）科目性质为"外币"。则系统应该提示财会人员输入外币金额和汇率。
（2）科目性质为"对账"。则系统应该提示财会人员输入票据日期、结算方式、结算号，并保存起来，以便对账时使用。
（3）科目性质为"数量"。则系统应该提示财会人员输入数量和单价。
（4）科目性质为"单位往来"。则系统应该要求财会人员输入往来单位代码和业务员姓名，或根据往来客户通讯录文件显示往来单位客户代码、名称等，供财会人员选择往来客房代码，并输入该笔业务的经手人姓名，将结果保存起来。
4．凭证输入过程详细设计
数据处理过程的详细设计一般可以采用程序流程图和PDL语言两种方法描述。
（1）凭证录入过程的程序流程图的描述 见教材P69
（2）凭证录入过程的PDL语言的描述
（二）凭证审核
1．凭证审核功能
由于凭证文件是整个账务系统的动态数据的主要来源，因此，其正确性非常重要。为此，账务系统中初次录入的凭证应存入临时凭证文件中，只有通过会计审核正确无误后，其数据才能有有效地过账到历史凭证文件中。对记账凭证进行审核的目的：一是发现凭证输入过程中无法检测到的错误；二是为记账提供依据，只有审核过的凭证才能记账。
2．凭证审核方式。
凭证审核的方法有人工审核和自动审核两种方式。
（1）人工审核方式：人工审核方式就是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对凭证进行检查。这种方法受操作员熟练程度的影响较大，而且长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。
（2）自动审核方式：自动审核方式是将同一批记账凭证再输入，通过计算机比较两批输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。通常将这种方法称为"二次输入法"。
（3）成批审核方式：成批审核方式是人工审核已打印出来的凭证，然后确定已审核凭证范围通知计算机系统进行成批审核确认。这种方式是最有效的方法，即解决了人工审核的弊端，又提高了审核效率。
3．审核处理过程详细设计
审核处理的步骤与审核方式有关，采用不同方式其处理步骤也不相同，但其最终的目标是一致的，即将审核人员（操作员）的名字填到已通过审核凭证的审核字段上。
（三）凭证查询与汇总。
凭证的查询，主要完成对各种凭证（未审核凭证、已审核凭证）的显示和打印；凭证汇总，是对已审核的记账凭证按总账会计科目汇总，以便反映科目之间的对应关系，以满足财务管理的需要。生成凭证汇总表显示或打印，或者按凭证类型汇总，生成凭证汇总表显示和打印等。
四、账簿管理模块功能设计
账簿管理包括：记账处理、账簿查询和期末结账等功能。
（一）记账
记账模块的功能是根据记账凭证文件或临时凭证文件中己审核的凭证，自动更新账务数据库文件，得到账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。
1．记账含义的变化
在手工方式下的"记账"是根据记账凭证逐笔登记日记账和明细账，登记总账，是真正意义的"记账"；而在计算机方式下的"记账"只是一个过程，即根据记账凭证文件或临时凭证文件中己审核的凭证，高速、快捷、准确地自动更新账务数据库文件，得到有效的账簿和报表所需的汇总信息和明细信息。
2．记账方式
在手工条件下记账工作需要若干名财会人员花费很多时间才能完成，在计算机条件下，财会人员只要使用记账模块，记账工作便由计算机自动、准确。高速完成。记账工作可以在编制一张凭证后进行，也可以编制一天的凭证后记一次账，即可一天记数次账，也可以多天记一次账。
3．记账处理过程详细设计
不同的数据处理流程，其记账模块的处理步骤也不相同。第二节介绍了两种账务处理流程，以第二种方案为例说明记账处理的过程。
凭证记账过程的程序流程图 见教材P71
凭证记账过程的PDL语言描述如下：
4．凭证记账处理过程中的文件之间的数据传递关系
在记账过程中使用了5个文件，文件之间的数据传递和处理过程也比较复杂。
（二）账簿查询
账簿的查询包括：日记账、明细账和总账。由于查询并不需要修改数据，因而其查询要求虽然不一，但基本流程大体上相同；不同的只是打开的文件和显示与打印格式不同而已。
账簿查询的输出方式主要包括：屏幕显示输出、打印机打印输出、引出到磁盘的输出等。
1．日记账输出模块设计
日记账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，系统自动从汇总文件、历史凭证文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。
（1）日记账格式设计。日记账格式基本和手工相似，一般包括普通三栏式日记账、复币式日记账。普通三栏式日记账包括借方、贷方、余额三栏；复币式日记账主要针对外币科目而设立的，其借方、贷方和余额三栏均应包括三小栏，即外币、汇率和人民币。
（2）输出日记账的处理过程 见教材P73
（3）输出日记账过程的程序流程
（4）输出日记账的PDL语言描述
（5）日记账输出方式。
2．明细账输出模块设计
明细账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从历史凭证文件和汇总文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。
（1）明细账格式设计。明细账的格式基本与手工账表相似，主要有三栏式、复币式、数量金额式和多栏式四种形式。
（2）输出明细账的处理过程。三栏式、复币式或数量金额或明细账与日记账仅有一点差别，就是明细账不需要每日经济业务输出完毕后输出当日小计行。因此，其处理过程参照日记账的处理过程，在此略。
（3）明细账输出方式。
3．总账输出模块设计
总账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从汇总文件中提取数据并输出相应的总账。
（1）总账格式设计。在计算机条件下，总账一般采用两种格式：一种是三栏式总账，详见表3-3；另一种是用科目余额表或科目汇总表代替总账。
（2）输出总账的处理过程
（三）期末结账
在手工会计处理中有结账过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求。结账模块的功能包括期末转账业务处理、月结和年结。月结时要结出本月的期末余额；年结（12月结账）还要做一些年结处理。
结账是一种批处理，只允许每月结账日使用，结完账要做结账标记。
在手工条件下，必须结完上月的账才能记下月的账，但在计算机条件下，可以在上月未结账的情况下，输入下一个月的凭证甚至在去年月12月的账未结的情况下输入今年的凭证记账，这就是采用计算机后特有的跨月制单。
结账处理过程一般如下：
（1）保护结账前状态。保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防止结账过程被中断，一旦断电或其他原因造成结账过程中断后，可以自动恢复到结账前状态。
（2）结账前必要的检查工作：上月未结账，则本月不能结账；本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
（3）如果是结12月份的账，则必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额。
（4）做结账标志。如果某月有结账标志，则不能再输入该月凭证和该月账。
五、报表处理模块功能设计
会计报表是根据会计核算资料，经过定期整理汇总，运用一定的形式综合反映一段时期内企业单位的资产、负债和投资人权益的增减变动、经营成果和某一时点的财务状况的书面报告。
（一）会计报表的编辑
会计报表的编辑包括：定义报表格式和定义数据来源两部分。
1．定义报表格式
报表格式是将统一规定的各种报表和企业内部报表的格式在计算机内进行建立的处理功能，是编辑会计报表中首先应完成的功能，建立会计报表格式可分为以下步骤：
（1）定义表名。
（2）定义表头。
（3）定义表体。
（4）定义表尾。
2．定义数据来源
定义数据来源模块，是定义空表中各数值栏目的数据来源。报表中的数据来源一般包括三个方面的内容：账中取数、表间取数、表内取数。主要运算形式有：表内运算、常数运算。
（二）会计报表的输出
会计报表的输出包括：会计报表的生成和会计报表的查询与打印。
1．会计报表的生成
报表格式定义和数据来源的定义只说明了表和数据之间的关系，会计报表的生成就是根据各报表数据的生成方法，具体计算每个表元的数值并填入目标表的过程。
2．会计报表的查询与打印。
会计报表的查询与打倒是将报表按格式设计要求在屏幕上显示或用打印机打印出来。
六、银行对账模块功能设计
银行对账是指银行记载的银行存款收付记录和单位自己登记的银行日记账相互核对，银行与企业间由于记账时间不同或其他原因会形成一方已记录的账另一方未记录，这种一方己入账而另一方尚未入账的项称之为未达账项，可能有四种类型的未达账项：银收我未收未达账项、银付我未付未达账项。我收银未收未达账项、我付银未付未达账项。
产生银行未达账项的根源是多方面的。记录上的错误有可能是无意的分类抄写错误，也可能是有意的资金挪用或贪污。
银行对账的目的就是要核对出未达账项，找出未达账项的根源，防止有意无意的错误。对于长期未对上账的未达账项，更应引起警惕。
一般来说银行对账模块具有以下功能。
（一）初始化余额调节表
初始化余额调节表的功能是提供录入界面，允许财会人员将使用计算机前最后一张余额调节表上的未达账项全部录入计算机，并保存在单位银行对账文件和对账单文件中，完成初始数据的录入工作。在此基础上每月再获取或录入银行对账单，并进行对账，才能保证产生的余额调节表是平的。因此，在使用银行对账模块之前，必须先将未达账录入计算机中。
（二）获取对账单
获取银行对账单模块又包括录入银行对账单、软盘获取对账单、网络获取对账单模块。
（三）对账
1．自动对账
自动对账模块的功能是由计算机自动在"单位银行对账文件"和"银行对账单文件"中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销。所谓完全相同的经济业务是指经济业务发生的时间、内容、摘要、结算方式。
比较经济业务是否相同的依据是：
（1）支票号十金额，即"单位银行对账文件"和"银行对账单文件"中支票号和金额完全相同的记录。
（2）结算方式十结算号十金额。即"单位银行对账文件"和"银行对账单文件"中结算方式、结算号、和金额都相同的记录。
2．手工对账
手工对账模块是对"自动对账"模块的补充，对于使用完自动对账后不符合自动对账依据而没有勾销的已达账（被视为示达账项），由财会人员从"单位银行对账文件"或"银行对账单文件"中挑选出来一笔，计算机自动从对应的文件中挑选出金额相同的多笔，财会人员根据其自身的判断手工勾销。
为了保证对账更彻底正确，我们可用手工对账模块来进行调整。
（四）输出对账结果
输出对账结果模块的功能是从屏幕上和打印机上输出"单位未达账项"、"银行未达账项"、"已达账项"、"余额调节表"等。下面主要讨论输出"余额调节表"功能模块。
输出"余额调节表"模块的功能是把"单位银行对账文件"和"银行对账单文件"中没有核销的经济业务整理出来，形成"银行存款余额调节表"。
（五）删除已达账
删除已达账模块的功能是从"单位银行对账文件"和"银行对账单文件"中删除已勾销记录。
七、系统服务模块功能设计
系统服务模块的功能主要包括：会计数据备份、会计数据恢复、权限设置、系统维护、口令设置等功能。
（一）会计数据备份
会计数据备份的功能是将存储在计算机硬盘上的数据复制到软盘上（或磁带、光盘上），以保证在硬盘上的数据发生故障时，能够及时从软盘上恢复正确的数据。
（二）会计数据恢复
会计数据恢复的功能是将备份到软盘上的会计数据恢复到硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。
（三）权限设置
人员权限设置的功能是实现对财会人员财务分工的设置和管理，并将人员权限设置结果保存在人员权限文件中。在计算机会计信息系统中，只有财务主管具有最高权限，只有他才能使用权限设置功能模块，行使人员权限设置功能，即对每个财会人员授权具有哪些操作或者撤销某些操作。
（四）系统维护
系统维护的功能是自动对磁盘空间进行管理，对数据库文件重建索引，清除病毒等。
（五）口令设置
口令设置的功能是计算机根据财会人员输入的老口令（或密码）和姓名到人员权限文件中查找，如果找到，则允许输入新口令（或密码），经确认后保存在人员权限文件中，否则不允许修改。
第四章
第一节
深圳金蝶软件科技有限公司，成立于1993年8月。该公司是中国最大的财务及企业管理软件开发商、供应商之一。早在1995年3月，开始致力于研究Windows版财务软件，同年10月推出Windows V1.0标准版；1996年6月V2.51 for Windows金蝶标准版财务软件被中国软件评测中心评为"中国首家优秀Windows财务软件"。本教材以金蝶2000-for Windows标准版为例介绍其基本操作与使用方法。
金蝶2000系列产品包括：标准版V7.0、工业版V6.2、行政事业版V6.2、农村经营管理系统V1.0、医院版V6.、工会预算专版V6.2、工会事业专版V6.2、总账报表等。
一、金蝶财务软件标准版特点
1．性能优化
2．简单易用
3．操作方便
4．系统安全可靠
5．多账套管理
6．多币种核算
7．强大的查询功能
8．往来账管理
9．容错设计
10．多任务，多用户
11．多种会计期间设置模式
12．高度自动化
13．严密的会计监控体系
14．完备的财务分析系统
15．全面的会计管理功能
第二节
一、环境要求
安装和使用金蝶2000—标准版，要求的硬件和软件配置如下。
1．硬件要求
硬件 最低配置 建议配置
CPU 586/100及以上 586/166
内存 32M 64M或以上
软驱 1.44M 1.44M
硬盘 200M以上自由空间 500M以上自由空间
显示器 VGA SUPER VGA
显示卡 VGA卡 真彩卡
鼠标器 各种类型的鼠标器
打印机 各种类型的打印机
2．软件要求
操作系统 Windows98中文版 或WindowsXP
网络环境 Windows NT中文版
为了使金蝶财务软件在Windows中达到最佳的显示效果，请将Windows显示分辨率设置为640×480，颜色设置为256种以上颜色。
二、金蝶财务软件的安装
在打开金蝶2000产品包装以前，应仔细阅读培训版软件授权协议书，本软件受中华人民共和国版权法保护，除了为存档目的而制作的一个备份外，不得随意复制和散布本软件。
安装步骤：
将光盘插入光驱驱动器E中，系统即会自动运行金蝶软件的安装向导，直接点击向导界面中的"安装金蝶2000—标准版"按钮即可。
或在Windows XP桌面中，单击左下角的"开始"按钮，系统弹出开始菜单，在菜单中选择"运行…"命令。在命令行中键入E：\KDSETUP.EXE，并按回车，或按〈确定〉铵钮。按照屏幕中的安装向导提示完成软件的安装。
除了上述安装方法外，还可以将金蝶2000复制到硬盘某个目录，以后根据需要可在硬盘上安装。
三、软件的启动
选择"开始"菜单的"程序"组中的"金蝶财务软件"程序组，再单击"金蝶财务软件标准版6.2"即可启动软件。
四、软件的退出
选择金蝶软件主菜单"文件"菜单中的"退出"子菜单，即可推出金蝶财务软件。
第三节
金蝶软件提供三种操作方式，即菜单操作方式、图标按钮、快捷键方式。
金蝶软件的主菜单依据状态不同分为：
1．打开账套前的起始菜单
2．新建账套时的初始化菜单
3．启用账套后的常用菜单
一、功能模块
1．凭证处理
记账凭证处理中可直接处理外币业务、数量金额核算业务；记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取；记账凭证处理中自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性。
2．账簿查询
快而准地提供了多种账簿处理查询筛选功能，总账可按科目级别、币别、科目范围等查询；明细账可按期间范围、币别、科目范围查询；还提供了多栏账、数量金额明细账、核算项目分类总账等，账簿输出格式优化美观。所有账表行宽小于金额长度时，栏中数据自动显示为# # #。
3．报表处理
报表处理提供了日报表、试算平衡表、科目余额表、核算项目明细表以及功能强大的自定义报表。自定义报表中提供了报表转化功能和数十种取数公式，可以从工资，固定资产等账务系统取数，可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报表。并且当账表行宽小于金额长度时，栏中数据自动显示为# # #。
4．期末处理
期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后，转至下一期的必做事项。同时该模块在结账前，按企业财务管理和成本计算的要求，必须进行制造费用、产成品成本的结转、期末调汇及损益结转等工作。
5．工资核算
工资核算中提供了简便易行的计算公式、灵活多变的项目设置、高速快捷的数据录入、各式各样的工资报表、准确及时的费用分配，性能稳定，数据安全。
6．固定资产管理
系统能够提供固定资产管理中所需的编码、类别、折旧方法等各种信息；系统能够自动处理有关固定资产的购入、报废、要素变动业务对应的账务处理；系统能够自动按照固定资产的使用情况计提折旧；系统能够提供各种固定资产报表，提供固定资产卡片复制的功能。
7．财务分析
财务分析提供了财务状况分析表、损益分析表、主要财务指标分析表三张固定格式分析报表以及自定义简易分析报表，各分析报表均可采用结构分析、比较分析、趋势分析、比率分析四种分析方法进行分析，分析结果既可以用表格方式输出，也可以用图形的方式输出。
8．出纳系统
系统还提供了企业出纳人员所需要的现金和银行日记账、银行对账、资金日报表，账务系统银行日记账与银行对账及支票管理等实用功能。规范的引入和导出接口，自动对账，一次性可选取所有已勾对的标志及借助排序器实现一对多功能等，可充分提高出纳人员的工作效率。出纳系统与账务系统功能分离，但数据却可紧密连结共享，合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效地独立工作。
9．往来处理
金蝶2000提供的往来处理功能可以进行核销往来业务；按照自定义条件查阅、浏览往来对账单；利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等。
10．系统维护
在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置，简化操作程序。使用户可以方便地对会计科目、核算项目以及凭证、账簿、固定资产等项目进行相关的编辑。
二、菜单
在金蝶2000中，大部分功能操作是依靠调用菜单功能来实现的。
初始设置结构功能中提供了"文件"、"查看"、"工具"、"窗口"和"帮助"五项功能菜单。现就初始化菜单中主要的功能菜单使用方法说明如下。
（一）文件菜单
"文件"菜单中提供了"新建账套"、"打开账套"、"关闭账套"、"账套管理"、"打印设置"、"更换操作员"、"退出系统"等功能。
1．新建账套。
2．打开账套。
3．关闭账套。
4．账套管理。
5．备份:为防止系统出现故障、感染病毒等不可预料的情况，造成数据丢失，影响财务工作的正常进行，应该定期对账套进行备份，并妥善保存。
6．恢复:由于数据损坏、丢失或其他原因，利用此功能可以将已备份到软盘或硬盘上的账套资料恢复到硬盘中。如果想使用备份的账套数据，必须将备份的账套恢复到硬盘中，才能用金蝶财务软件打开它。
7．引入。初始数据引入功能用于从其它金蝶财务软件账套中引入初始数据。从文件菜单中执行引入初始数据，系统就开始将其他账套的期初数据引入到本账套中，作为本账套的初始数据。引入内容包括：初始数据、凭证、报表、摘要、工资核算方法、标准格式凭证。
8．引出。引出操作是引入的一个反过程。
9．打印设置。
10．更换操作员。
在金蝶2000中更换操作员，简捷易行，不必重新启动金蝶2000进行用户登录。但必须是在账套打开的情况下才可以执行此功能。如果准备更换的用户名在当前账套中不存在或密码不正确，则不予更换。
执行此功能时，单击它即可弹出用户登录界面进行重新登录，或者使用系统提供的一个快捷操作，即在系统状态栏中的显示用户名处，双击鼠标左键，会自动弹出用户登录窗口，重新进行登录。
选择好需要更换的操作员、相应的密码和账套后，单击「确定」即可。如单击「取消」，则取消更换操作。
11．退出。
特别提醒用户注意：在每次要结束金蝶财务软件操作时都必须进行该项退出操作，否则会引起数据丢失。严重的还会造成账套损坏，使该账套无法打开，影响日常工作。因此必须禁止不退出金蝶财务软件而直接关机或重新启动计算机的行为。
（二）查看菜单
查看菜单中包括了会计之家的所有处理功能，在这里选择相应功能与会计之家按相应按钮的操作是一致的。例如：在查看菜单中，选择"固定资产"选项，系统调出固定资产资产处理窗口，与在会计之家中按下「固定资产」按钮相同。
（三）基础资料
可以进行金蝶系统基础资料的设置：包括：固定资产类别、固定资产变动方式、职员类别、职员职务、文化程度、结算方式、凭证字、常用摘要、币别等。
（四）工具菜单
工具菜单中提供了"用户授权"、"更改登录密码"、"上机日志"、"计算器"、"套打设置"、"上报数据"、"科目预警设置"等功能选项。
1．用户授权
为了提供十分安全可靠的手段，对账套及数据进行有效的保护。金蝶2000除了对账套数据进行保密外，还提供了完善的权限管理机制。金蝶2000的权限管理是按照分组授权进行的。系统默认一个"系统管理员组"和一个"缺省组"，只有"系统管理员组"的操作员才有增加用户、删除用户、对用户进行授权。
"系统管理员组"的操作员在执行用户授权后出现用户授权窗口，如图7-6所示。在这个窗口中共有两组设置，一是用户组设置，另一个是用户设置。
（1）用户组设置。用户组设置功能提供了新增、修改、删除三项功能，主要用于对用户组进行设置和管理，可对用户组进行增加、删除等项处理。
（2）用户设置。用户设置功能提供了新增、改组、删除、授权四项功能，主要是对操作员进行管理。
【新增用户】 新增用户用于增加一个新的操作员。执行"新增"功能后弹出如图7-7所示窗口，在用户组名中选择一个用户组；在用户名中输入用户的名称，其长度最大为8个字符（4个汉字），一般使用会计人员的真实姓名；在安全码中可自由输入用户安全码，安全码的长度最大为16个字符，系统要求最少输入5位。
用户是否有权对账套进行业务操作，则取决于安全码是否匹配和账套管理员的授权。当系统打开某一账套时，系统会将输入的用户名和密码与准备打开账套中的账号设置相比较，如果匹配则打开账套，否则系统提示并拒绝打开账套。
系统预设的用户（即操作员）是"Manager"。但为了保证账套数据的安全，建议用户在新建账套后，新增一用户并将其设为系统管理员，或者将系统预设的"Manager"用户添加一安全的新密码。
【授权管理】 设置完用户组和用户后，就可对用户进行授权。授权就是对所设立的用户进行权限分配，指定用户对账套数据的处理权限以及操作范围。
在用户（组管理窗口，选取要授权的用户，按下〈授权〉按钮，弹出如图7-8窗口即可对该用户授权了。
①用户授权范围。授权时首先要确定用户授权范围，用户授权范围是指该用户的操作权限所能作用的范围。用户授权范围分为三个级别：本人、本组用户、所有用户。
②权限分配。权限分配包括所有功能模块的授权，报表的授权及会计科目的授权。分配操作权限时用复选框进行选择，选中则表示用户具有该项权限，否则无此操作权限，例如：要分配某用户凭证录入的权限，就可以在权限分配中单击"录入"，然后"录入"前的复选框变为 ，这就表示用户已具有该项权限；分配报表权限时用 设置，选中表示用户具有某项权限，否则无此权限；分配科目权限时用√设置，选中表示用户具有某科目权限，否则无该科目权限。
③系统管理员权限。设立此权限的用户具有建立新账套、为其他用户分配权限（授权的权限）的权限。因此授予用户此权限时要十分慎重，一般情况下只有企业财务负责人才有此权限。
④授权。权限分配完毕后，单击"授权"按钮，系统会提示"已成功进行了用户授权"，再行"确定"，即可将设定的权限分配给用户。用户即具有相应的权限使用该账套。
但如果系统管理员要更改某用户的权限，更改完毕后，需要先退出该用户所正在使用的账套再重新打开，所做更改才能生效。
2．更改登录密码
用于改变用户进行系统登录时的密码。执行此功能时，系统要求用户依次输入原密码、新密码以及确认新密码，以便系统进行核对，其中新密码与确认新密码必须一致。
3．上机日志
为了保证帐套数据的安全，监控软件的使用过程。系统提供了上机日志功能，用于记录什么时间，哪个用户，进行了何种操作，以及操作的结果，以便于留下操作查找线索。上机日志系统设定为5,000条记录，超出5,000条记录，系统即按照先进先出的方式删除上机日志记录，保留最新的5,000条记录。上机日志记录只能进行查看、引出、打印等项处理。
在工具菜单中选择"上机日志"选项，系统弹出上机日志查询窗口，您可以利用光标移动键或滚动条来查询，浏览上机日志。
4．套打设置
本系统提供了凭证、明细账、多栏账、数量金额明细账、试算平衡表及增值税专用发票的套打功能，用户可以根据实际情况确定是否使用套打。在主窗口—会计之家的工具菜单上选择"套打设置"可进行相应的套打设置，也可以在相应的界面中进行设置。
5.上报数据
此功能主要用于向"报表合并"系统上报会计报表数据，上报的内容包括所选定的会计报表、内部交易清单等。
在选定了会计期间、要上报的报表、内部交易清单以及权益资料等内容之后。在上报数据存放文件框中按F7键或单击按钮引导输入上报数据文件存放位置（注意：该处不能用键盘输入），系统默认的后缀名为"PSS"。全部设置完毕后，单击"确认"按钮系统即开始生成上报数据。
6．科目预警设置
在设置了科目预警后，您可以随时通过"预警查询"功能对科目的预警情况进行查询。能够对科目的借、贷方发生额、余额、累计发生额等设置有效的取值范围，对超过预警值时进行警告提示，避免超出企业的一些预算等。
（五）窗口菜单
窗口菜单主要用于调整窗口在屏幕中的排列方式等。
层叠：用于将全部打开的窗口在屏幕上用层叠的方式显示出来，便于用户跨窗口操作或查看各窗口的内容。
平铺：用于将全部已打开的工作窗口全部平铺在屏幕上，便于用户跨窗口操作或查看各窗口的内容。
工具条：工具条选项用于选择在进行各项功能处理时，要不要显示工具条。如工具条前有√表示要显示工具条，否则不显示。显示常用工具条会帮助用户提高工作效率。
状态条：状态条用于显示系统的一些提示信息，如当前会计期间、当前用户等内容，如果不需要可关闭。
其他选项：状态条选项下面的选项是当前所打开窗口的列表，如果要从当前窗口切换到其他窗口，可在此处进行选择。例如：当前是日报表查询窗口，要在不关闭当前窗口的情况下打开会计之家窗口，可在窗口菜单中单击"会计之家"选项，切换到会计之家中。
（六）帮助菜单
帮助菜单中提供了三项选项："帮助目录"、"日积月累"和"关于金蝶"。"帮助目录"选项即是本帮助信息。"日积月累"选项可显示金蝶财务软件的使用技巧，系统默认在打开账套时弹出"日积月累"提示窗口，随机显示出预设的各种提示信息。"关于金蝶"选项可显示当前金蝶财务软件的版本号以及版权等信息。
第五章
第一节
金蝶2000能够帮助用户摆脱手工账的琐碎繁杂，极大地提高工作效率和工作质量。但在开始使用之前，用户还必须对当前的会计数据进行整理和规划。针对金蝶2000的优点和企业本身的业务特点进行必要的前期准备。前期的准备工作是建立一套高效、实用的电算化会计系统的基础。
一、账套基础资料
"账套"是金蝶财务软件存放所有会计业务数据资料文件的总称，账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等项内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料，即所谓的一套账务数据的资料。账套中所需的基础资料包括以下几个方面。
（一）账套名称
账套名称一般为使用该账套的企业或单位名称，也可根据自己的需要命名，该名称将会在报表、账簿和其他有关资料打印输出时使用，所以必须选择清楚、便于识别的名称，以方便资料的查阅。
（二）会计期间
按照会计准则的要求，会计核算必须分会计期间进行。在建账前，用户需要了解企业的财务核算采用的是哪一种会计分期，以及准备从哪一个会计期间开始使用金蝶2000来处理账务数据。
注意：在进行初始化时"会计年度起始日期"与"账套启用期间"是两个完全不同的概念，千万不要混淆。否则，可能会使用户千辛万苦建立起来的账套无法使用，而必须重新再做初始化。
（三）记账本位币
金蝶2000提供了强大的多种外币核算功能，根据财务核算的要求，所有的外币都应全部折算为记账本位币进行核算。因此在账套中必须指定一种货币作为记账本位币，其他币别都必须以此本位币为基础进行折算。金蝶2000中对外币折算提供了直接汇率和间接汇率两种汇率折算方法，并且记账汇率可与凭证期间保持一致，能满足用户对于外币核算的不同要求。
（四）会计科目结构设计
1．会计科目体系结构设计规则
金蝶2000中会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。
其中，科目编码的最大级别数为6级，最大位数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。金蝶2000的会计科目体系结构采取的是树形分支结构，分级进行管理。从一级科目开始逐级增加，某级科目如无下级科目，则该级科目为最明细级科目。
金蝶2000的科目结构中不仅包含了编码、名称和分支结构，同时还包含了科目的性质等项内容，用来确定科目的类别、余额方向、外币核算等项内容。
2．核算项目
金蝶2000会计科目结构中还增加了一个新概念──核算项目，核算项目类似于明细科目但又不同于明细科目。它的主要优势体现在以下几个方面：
（1）核算项目避免了相同项目的重复录入。
（2）核算项目的编码灵活方便，不受科目编码结构的束缚，可输入便于记忆和使用方便的字符。
（3）核算项目内容一般都归类放置，一目了然，便于进行管理和控制，为加强财务核算提供了有效的工具。
（4）核算项目内容还提供了过滤及查找功能，使得用户需要定位至某核算项目记录相当容易方便。
3．会计科目结构体系
在录入初始化数据前，按照本单位自身的特点，再结合金蝶2000的优势，对现行的会计科目体系结构进行分类整理，建立会计科目体系，并合理地使用核算项目。
在设置科目编码结构时，应充分考虑到科目结构将来的容纳能力。因为这些编码结构在初始化中一经设定后，以后再改变将会有很大的风险。因此在设置科目级数和每一级科目代码长度时，都要留出余地。
4．特别科目的使用
在进行科目设置时，对于每一个科目的类别、余额方向、外币核算等项内容，也要进行正确设置，否则，将会影响到某类会计业务的核算。
另外需要注意的是金蝶2000为了方便记账凭证的自动生成，系统设定了某些特别科目。这些特别科目的用法与一般科目的用法基本一致，但不可进行修改和删除。如果用户确有实际需要，如分部门核算累计折旧、利润等，可对固定资产、累计折旧、本年利润等特别科目下设明细科目。
二、科目余额资料
准备好会计科目表之后，就可以着手准备会计科目的初始余额了。期初科目余额数据包括：各明细科目及核算外币科目各个币种的期初余额、期初累计借方发生额、期初累计贷方发生额数据；进行数量金额核算科目的初始数量金额；设置为往来业务核算科目的初始往来业务资料。
金蝶2000中录入的会计科目初始余额，是用户启用金蝶2000开始处理本企业会计业务的那一期的期初余额。
三、固定资产初始资料
金蝶2000中固定资产的录入是按固定资产卡片方式录入的，卡片分为：基本-入账信息、折旧信息和本年变动信息三部分。有关卡片中的详细内容请参阅《初始资料录入》一节。
（一）基本-入账信息
（1）固定资产代码。
（2）固定资产名称。
（3）固定资产类别。
（4）使用情况。
（5）入账日期。
（6）原值本位币。
（二）折旧信息
折旧方法：金蝶2000提供了平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法和不提折旧五种折旧计提方法。其中应注意以下三点。
（1）预计使用期间。
（2）折旧费用科目。
（3）期初数据。
第二节
一、用户登录
进入用户登录窗口，就可以录入或从下拉框中选取用户名，并输入口令。完成后单击[打开]或打键结束，系统会检验用户合法性，只有合法的用户才能进入系统。
第一次使用时，用户名系统定为"Manager"，口令为空。在进入系统后用户可以根据自己的需要增加、修改或删除用户。
二、登录中注意事项
（1）金蝶2000中用户是针对系统和账套的，所有账套用户由系统进行统一管理。用户对哪个账套有操作权，则要由具有系统管理权限的用户进行授权。只有被授权使用的账套，用户才能够打开进行操作。例如："USER"用户在Sample账套中未被授权，则他在打开Sample账套时，系统会提示"您未被授权使用Sample账套"。
（2）输入登录密码（密码如为字母则区分大小写）连输三次均错误，则出现登陆失败的提示，软件自动退出登录窗口，且在该账号真正的用户下次登陆时，向该用户提示：已有非法用户曾企图打开您的账套。
启动金蝶财务软件后，就可开始进行账套初始化工作，建立自己的账务系统。金蝶2000系统初始化工作分为两大步骤。
第一个步骤：新建账套。建立账套工作是建立电算化会计系统的第一项工作，它设立了整个会计电算化系统的主体框架。此项处理中包含了建立账套名称、设定记账本位币、设立会计科目结构、设定账套会计期间等项工作。
第二个步骤：录入初始化数据。录入初始化数据是将企业在启用账套时的期初业务数据资料输入系统的一项工作。初始化工作包括会计科目、核算项目、货币，以及账务数据初始资料、固定资产初始资料的建立等几项内容。
第三节
在金蝶2000中，保存账务资料的文件称为"账套"。账套中存放的内容包括：会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表以及固定资产、工资等。在一个账套中只能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料，但在实际工作中用户可以根据需要建立惹干账套，从而通过合理地组织账套文件，及时掌握各子公司或下属独立核算单位的财务状况，为加强企业管理和经济核算提供必要的信息。
电算化会计就是用计算机代替人工进行账务及其有关业务处理工作。因此必须至少要建立一个账套文件，用来存放有关财务及业务资料，以便于计算机进行处理。
启动金蝶2000后，单击"新建"按钮，系统自动提示新建账套的步骤。
一、输入账套文件名
计算机管理账套是按照文件的方式进行的，因此每个账套必须有一个文件名。
执行新建账套功能后，系统会弹出建立文件对话框。用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名，金蝶2000中默认账套文件的扩展名为"AIS"。建议用户在为账套命名时，尽量采用默认扩展名，这样在以后进行打开账套操作时便于查找。请记住此文件名称，以便日后打开以此文件命名的账套。
在输入完账套文件名之后，点击保存就进入了金蝶2000建账向导。
二、账套名称
在建账向导的指导下，第一步就是输入账套名称。
这里需要提示用户注意的是：账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称，用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用，所以在此处请清楚输入单位全称，以防混淆不清。
完成账套名称输入之后，点"下一步"，就进入所属行业选择画面。
三、所属行业
系统内已经预设了15个行业的会计科目表。本功能的作用是为采用标准科目结构的企业提供预设资料，以减轻用户在会计科目设定中的工作量。利用鼠标或光标上下移动键在所属行业列表框选择所属的行业。
若已经选择了所属行业，系统将自动为建立相应行业的会计科目表。点击「详细资料」按钮可以让用户查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表。若企业所需的会计科目与预设资料有差异，可通过修改预设的会计科目来达到适应单位会计核算管理的目的，还可在建账完成后，在"会计科目"中进行修改。
如果用户不想采用系统预设的会计科目，只需选择"不建立预设科目表"选项即可，系统会为用户提供一个空白的会计科目表，由用户根据自己的需要去建立。
四、确定记账本位币
记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时，应确定一种记账本位币，以便于对有关外币业务进行处理。
进入窗口中，用户可以输入记账本位币代码和本位币名称。记账本位币代码长度为3个字符，一般为3个英文字符，无特别要求，便于识别即可。
本位币名称长度为10个字符，一般为汉字货币名称。这里特别需要提请用户注意的是：在输入记账本位币代码时尽量不要使用"$"符号，因为该符号在自定义报表中有特殊含义，如果使用，在自定义报表中可能会遇到麻烦。
五、确定科目代码级数及长度
确定本位币后，建账向导把我们带进了会计科目结构设计中。
金蝶2000中会计科目结构是树形分支结构，按照分支所处的位置分级管理。最上面的是一级科目，其下面则为明细科目。
会计科目的级别以及各级长度的确定，应综合考虑各方面的因素，既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成，所设定项目均无法再做任何修改，在此需要提请用户特别注意。
六、设定账套期间
建账向导的最后一项是：设定账套会计期间。不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。金蝶2000提供了十分方便、灵活的账套期间设定功能，可根据企业会计核算管理的不同要求划定会计期间。
会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。
1．会计期间界定方式
系统中提供了三种会计期间的界定方式：A.自然月份方式。B.自由定义每个会计期间的天数，再选择每个会计年度分为多少个会计期间的方式来界定。C.任意期间数。先确定任意的会计期间数，再单击「自定义」按钮，系统弹出窗口，修改用户所需要的开始日期和结束日期。需要特别说明的是一旦定义好会计期间界定方式，在账套建立以后对该账套就再也无法改变会计期间界定方式。
我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度，自然月份作为会计分期的。但有些国家则不同，因此，在会计期间界定方式选择中，要认真处理，按照实际进行选择。否则这里一旦选错将会使用户的日常业务无法正确处理，而必须重建账套。
2．会计年度开始日期
会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重要概念，它用以确定用户账套会计年度的起始日期，此日期是一个会计年度开始和结束的标志。例如，如果选择会计年度开始日期为4月1日，则在每年3月底结账时，系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。
3．账套启用期间
账套启用期间是指用户开始使用金蝶2000处理账务数据的那一个期间，通俗地讲，就是用户开始输入数据的那一个年月时间。例如想使用金蝶2000处理从2004年3月份开始的账务资料，账套启用期间就应该是2004年3期。
账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开，这两个概念一个是标明账务数据由计算机开始处理的期间，而另一个则是账务处理进行年结的标志。
七、完成建账
设置完本位币、科目结构以及账套期间等各项参数后，建账向导就即将完成它的使命了，接下来的最后一项工作就是按「完成」按钮，结束建账工作。系统则按用户设定的参数新建一个账套，并可对这个账套进行初始设置工作。
在按下「完成」按钮之后，建账向导也就不再出现了。系统进入初始化处理功能中，用户可以对所建的账套做初始数据录入工作了。
第四节
在建账向导的指导下完成建立新账套之后，就进入了会计之家初始化设置窗口。
在这里可以开始进行初始数据录入工作。需要进行初始化设置的项目包括：会计科目、货币、核算项目、账套选项等。这些资料在关闭初始化设置之后，可在日常会计之家中进行维护。
系统在初始设置窗口还可进行"初始数据"设置和"启用账套"。在启用新账套后，初始数据一经关闭，即不可再修改。因此，在进行初始设置时请仔细，只有当初始数据全部正确，并保证总账与固定资产之间勾稽平衡及账户试算平衡之后才能启用账套。
根据各项目设置之间的关系，进行初始设置如下：
一、核算项目初始设置
金蝶财务软件已经预设了三种核算类别：往来单位、部门、职员。用户不能对上述三种类别进行删除操作，但可以根据用户自己的需要增设核算项目类别。
1．往来单位设置
在核算类别窗口，选中往来单位类别，进行往来单位核算项目的设置。对往来单位档案资料进行浏览、增加、修改、删除等操作。档案内容包括代码、名称、地址、电话、邮编和联系人等信息。
2．部门设置
在核算类别窗口，选中部门类别，进行部门核算项目的设置。可以对部门档案资料进行浏览、增加、修改、删除等操作。部门设置与往来单位设置方法基本相同，在此不详细叙述。
3．职员设置
在核算类别窗口，选中职员类别，进行职员核算项目的设置。可以对职员档案资料进行浏览、增加、修改、查找、过滤、删除等操作，方法也与往来单位设置类似。职员信息内容包括代码、姓名、部门、职务、类别、性别、出生日期、住址、电话等信息。
职员项目不仅可以满足财务核算的要求，它还有一项十分重要的用途，就是用于工资核算。金蝶财务软件中工资核算的许多项目数据都是来自于职员项目，如职员姓名、部门等。在职员核算项目中，用户可以通过"类别"信息（职员的类别是进行工资分配的依据）来设定哪些职员可以参与工资核算，在这里设定为"不参与工资核算"的职员在进行工资核算时将不会出现，无法输入其工资数据。
二、币别设置
在初始设置窗口中，单击「币别」按钮即可弹出币别设置窗口。
窗口中第一行是记账本位币，只能修改货币名称，货币的代码则不允许修改。
「打印」按钮用于打印所有货币的代码、名称、汇率、外币折算方式一览表。在打印功能中系统供了"打印"、"打印预览"、"页面设置"、"过滤"等项处理功能。可以单击工具条中的按钮，也可以用下拉菜单调用。
「增加」按钮用于增加需要进行核算的货币。单击「增加」按钮系统弹出增加货币窗口，可以在这个窗口中增加货币了，同时还可输入某期间的期初汇率及期末汇率。
【货币代码】 表示货币币别的代码，本系统使用3个字符表示。建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD。不要使用"$"符号，因为该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用此符号，在自定义报表中定义取数公式时可能会遇到麻烦。
【货币名称】 表示货币币别的名称，本系统允许最多使用10个字符（即5个汉字）。如人民币、港币、美元等等。
【期初汇率和期末汇率】 记账时该外币的期初汇率和期末汇率。可以在此处输入本期期初汇率作为用户的记账汇率，在经济业务发生时想按发生时的汇率记账，则可在获取该货币后修改为发生时汇率即可。期末调整汇兑损益时，系统自动按对应期间的期末汇率折算，并调整汇兑损益额度。
【折算公式】 系统可选择折算方法有直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算公式。
直接汇率法：原币金额×汇率 = 本位币金额
间接汇率法：原币金额÷汇率 = 本位币金额
增加完毕后，按或单击「确定」按钮保存新增加的货币资料，即可完成增加工作。
三、会计科目设置
在图8-9中，单击「会计科目」项，系统进入如图8-16所示的会计科目维护窗口。在该窗口中可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、复制、预算数据输入和打印等操作。
（一）浏览科目表
系统将会计科目分为资产、负债、权益、成本、损益五大类。单击科目浏览框顶部的科目类别项目按钮，可分类浏览各类别的会计科目。图8-16中：
1．前有"+"和文件夹符号的，表示该科目有下级科目。
2．前有文件图标的，表示该科目为最明细科目。
3．其他特殊图标的，表示特殊科目。
（二）增加
在会计科目设置窗口中，单击「增加」按钮进入新增科目界面。
在会计科目详细资料窗口中的各输入栏目中输入新增科目的信息资料，并选择单选按钮或复选框。输入完毕后，单击「增加」按钮保存新增会计科目的资料。增加完毕后，单击「关闭」按钮，返回会计科目设置窗口。
增加会计科目必须由上级至下级逐级增加，否则系统会提示上级科目不存在。
（1）科目代码、助记码。在录入凭证时，为了提高会计科目录入的速度可以用助记码帮助科目录入。
（2）币别核算。指定该科目币别核算的类型，对核算币别进行选择。系统在处理核算外币的会计科目时，会自动默认用户在"币别设置"中输入的汇率，并可以根据实际情况进行修改。
①不核算外币单选按钮。不进行外币核算，只核算本位币。
②核算所有外币单选按钮。对本账套中设定的所有货币进行核算。在处理到该科目时系统默认核算本位币，但也可以选择其他币种进行核算。
③核算单一外币单选按钮。只对本账套中某一种外币进行核算。若选择核算单一外币，要求选择一种进行核算的外币的名称。
④期末调汇复选框。若进行外币核算，确定是否在期末进行汇率调整。如选择期末调汇则在期末执行"期末调汇"功能时对此科目进行调汇。一般核算外币科目要进行此项设置。
（3）辅助核算：选择辅助核算种类。
①核算项目。
②往来业务核算复选框。
③数量金额辅助核算复选框。
说明：需要设置为（多）核算项目属性的会计科目有：主营业收入、应收账款、预付账款、应付账款、预收账款等，其他成本类科目也可根据实际需要设置。
注意：
①日常工作中，可以修改任何科目名称。②随时可以在非最明细级科目下追加下级科目。③最明细级科目追加下级科目时，系统会给出提示，并要求用户是否将其所有数据转入下级科目中。④不要随意删除科目或科目属性。
（三）修改
在会计科目设置窗口选中要修改的会计科目，单击「修改」按钮进入与会计科目增加类似的修改窗口。在此窗口中按增加的规则进行修改，将所须修改项目修改完毕后，单击「确认」保存所做的修改。否则按「取消」按钮返回到会计科目设置窗口。
（四）删除
在会计科目设置窗口选中要删除的会计科目，单击「删除」按钮，系统弹出确认删除窗口，提示用户是否确实要删除所选中的会计科目。
选择「是」则删除该会计科目。若不想删除选中的会计科目，选择「否」。选择完毕后，系统返回会计科目设置窗口。
注意：删除科目操作与增加操作相反，应自下而上；已有会计数据的科目不能删除；不能删除特别科目，但可修改科目编码及名称。
（五）复制
当需要增加的会计科目与现有科目结构类似时，可以选择「复制」按钮，系统弹出复制窗口如图8-19所示，将1201物资采购科目结构：120101－A材料、120102－B材料，复制到1211原材料科目中，使1211科目下明细科目为：121101－A材料、121102－B材料。
（六）预算数据输入
录入该科目的预算数据，以便进行财务分析时各指标与其相应的计划数或预算数进行对比，借以检查预算的执行情况。
（七）打印
设置并准备好打印机后，就可以在会计科目设置窗口，单击「打印」按钮，即可打印或打印预览会计科目表。系统还提供了选择会计科目范围打印输出，以及设置会计科目打印输出页面等项功能处理。
四、账套选项设置
本系统的"账套选项"包括了账务处理的重要信息及重大会计政策。如记账凭证字号的设定、账簿余额输出方向、固定资产折旧要素变动后的会计政策等，因而须慎重定义此选项。其中的选项一经选定，则不宜经常变动，否则会影响会计处理的一致性。
从工具菜单中选择"账套选项"，进入账套选项设置窗口。
（一）账套参数
单击"账套参数"，进入账套参数显示屏。显示建立账套时设置的参数，记账本位币、科目结构、会计期间等。
账套名称项可以进行修改，其它参数只能作为查看信息，不能修改。
（二）特别科目
单击「特别科目」，显示系统在会计科目结构体系中预设的特别科目。
特别科目一般是系统自动进行账务处理（如自动产生提折旧凭证）时所必须的一些会计科目，这些科目在系统中都有特定的含义，有些特别科目还有一些特殊限制条件。例如："固定资产"科目不能下设明细等。这些特别科目用户只能修改，不能删除。
（三）凭证
单击「凭证」弹出如图8-21所示的凭证选项窗口，显示凭证字、结算方式以及凭证处理时的各选项，在此可以增加、删除凭证字。只有在此处定义了凭证字，在处理凭证时才能够按凭证字来进行分类。
（四）账簿
单击「账簿」弹出账簿选项窗口，如图8-22所示。此窗口中有账簿余额方向、账簿排列顺序和银行对账三组选项供用户选择。
（五）合并报表
报表合并（汇总）系统是金蝶公司开发的另外一个财务软件系统，主要用于集团公司会计报表的合并与汇总。在本系统中提供了报表上报的功能，如果企业需要参与报表合并，并安装了金蝶财务软件──报表合并系统，就要选择此选项。
五、初始数据录入
在会计科目、核算项目、货币的初始设置完成之后，接下来就可以开始初始数据的录入工作了。除非是无初始余额及累计发生额，否则所有用户都要进行初始余额设置。
在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账的本年累计发生额及期初余额。输入固定资产有关原值、累计折旧等数据的累计收入、累计发出、结余资料。
在会计之家初始设置窗口单击「初始数据」按钮，即可进入初始余额设置。在此窗口中可以进行初始账务数据及其他有关业务资料的录入工作。在录入初始数据的过程中，应尽量避免修改会计科目或核算项目，要修改时应集中在一起修改，这样才能够提高录入初始数据的速度。
（一）账务初始数据录入
在初始数据输入窗口中，用户可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口左上角有一个小窗口，单击此窗口会弹出一个下拉列表框，在这里可以选择要录入的数据。其中预设了不同的货币、综合本位币、数量、试算平衡、固定资产等选项，用户可以选择不同的数据进行录入。
在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口。在这里本位币不同于综合本位币，本位币中的数据只是设定为记账本位币的那种货币的原币发生额。
在初始数据输入窗口中，系统以不同的颜色来标识不同的数据。
白色区域：表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；
黄色区域：表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据自动汇总计算出来的；
绿色区域：表示此处为下设往来核算的明细科目，此处的数据不能直接输入，要根据往来业务资料生成；
深绿色区域：表示为有关固定资产初始数据资料，业务数据涉及到"固定资产"和"累计折旧"两个科目，其中的数据由固定资产卡片数据处理产生；
灰色区域：表示所对应的科目不能使用该项数据，数据无须录入。
用户只能输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算。
1．分币种数据的录入
在初始数据输入窗口中左上角的下拉列表框中选择不同的货币币种进行录入。在进入初始数据输入窗口时，系统默认本位币数据输入。窗口中所列示的都是在"会计科目"功能中定义为"不核算外币"和"核算所有外币"的科目，核算单一外币的科目在这里不出现。。
2．初始往来业务资料录入
光标进入设有往来核算的会计科目余额输入框（绿色框），双击鼠标左键或从"查看"菜单中选择"往来业务资料"选项，进入初始往来业务资料输入窗口。在此窗口进行往来业务资料初始设置。单击「增加」按钮，进入增加状态，在此窗口输入有关初始往来业务资料。
【业务编号】 是与往来单位发生业务时的登记号，系统在处理有关往来业务时会根据业务编号来进行,将来在进行往来业务核销时，系统会根据业务编号来处理。编号最大长度为10位字符。
【发生日期】 指往来业务发生的日期。在进行初始化时应该将往来业务发生的原始记录查出，在此处填上准确的日期，以便在将来输出往来业务对账单、账龄分析表时能够提供准确的数据。
【摘要】 关于该项往来业务的经济业务说明。
【借方、贷方】 该笔往来业务资料发生时的原币金额及方向。
【余额】 当前往来业务中，到目前为止的往来业务余额。包括当前的发生额在内的余额。（注意：借方余额用正数表示，贷方余额用负数表示）
【往来单位代码】 输入往来单位的代码，在此可以参照输入，也可以直接输入单位代码。
增加完毕后按「关闭」按钮返回。
（二）固定资产初始数据录入
进入固定资产初始数据录入有两种方法：一是通过初始数据录入窗口左上方的下拉框中选择"固定资产"项目；二是用鼠标双击固定资产或累计折旧科目。进入固定资产初始化窗口，系统以列表形式显示固定资产项目，每项固定资产以一条记录显示在屏幕上。
初次进入时，此窗口为空白，可以单击 按钮，增加固定资产资料。有关固定资产的原始资料都是以固定资产卡片的形式在系统中进行存储的。
单击工具条中 按钮或从编辑菜单中选择"增加"，即可进入固定资产卡片录入窗口。固定资产卡片包括三方面内容：基本-入账信息、折旧信息、本年变动数据。
1．基本-入账信息
固定资产卡片基本入账信息内容包括固定资产代码、名称、基本信息、入账信息等项内容。
【固定资产代码】 为了便于固定资产的管理，一般在使用中将固定资产进行编码。在金蝶2000中固定资产编码是必须要有的。固定资产代码一般为数字或字符，其最大长度为20个字符。
注意！固定资产编码一经确定不可修改，所以在录入固定资产资料之前首先要做好固定资产的编码工作。
【固定资产名称】 固定资产的名称，要求应准确明了，一般为汉字或字符，最大长度为40个字符。
【基本信息】 基本信息中包含了固定资产中的一些最基本的信息资料，包括固定资产的型号、类别、使用情况、使用部门、经济用途、存放地点和备注等。
【型号】 是固定资产的规格型号等方面的信息。型号栏的最大宽度为30个字符。
【类别】 反映该项固定资产从属于哪一个类别，系统预设了一项固定资产类别──房屋建筑物类。该项固定资产类别有特殊的含义，一般房屋建筑物类固定资产是不论其使用状态如何，都必须要计提折旧的。
固定资产类别可以进行增加或修改操作，按下按钮可调出固定资产类别设置窗口，如图8-27所示。类别设置窗口中可以浏览固定资产的类别，还可以增加、修改和删除类别。类别设置内容包括：
①类别名称。
②常用折旧方法。系统提供了平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法和不提折旧五种折旧方法。这里可以预设每类固定资产常用的折旧方法，系统就会自动采用此处选择的常用折旧方法。
③预计净残值率。定义固定资产的预计净残值率，固定资产的预计净残值一般是按照固定资产原值的3%-5%预留。在这里可以修改固定资产的预计净残值率。
【使用情况】 固定资产使用情况在系统中分为使用中、未使用、不需用以及经营性租出四种情况。使用中的固定资产必须计提折旧，本期开始使用的固定资产，本期不计提折旧，本期开始停用的固定资产本期照常计提折旧。未使用、不需用的固定资产不提折旧。经营性租出固定资产其资产的所有权属于本企业，也必须计提折旧。
【入账信息】 入账信息是固定资产进入企业时的有关原始资料数据。主要包含入账日期、增加方式、币别、原值、累计折旧等项数据。
①入账日期。是指该项固定资产的原始购置时间，而不是指固定资产录入系统的时间。
②增加方式。固定资产增加的方式，系统共预设了购入、接受投资、接受捐赠、融资租入、自建、盘盈、其他增加等增加方式。可以根据自己的需要进行增加或修改等操作，对增加方式变动进行设置。
【原值】 输入固定资产入账时的原值数额。
【累计折旧】 此处输入的累计折旧数值为固定资产入账时的累计折旧数额，请注意与期初累计折旧区别开（累计折旧以综合本位币计算）。
2．折旧信息
固定资产折旧信息主要包括了固定资产的账务处理信息，以及固定资产进行折旧计算的一些数据来源信息。这其中的数据都是固定资产当前状况的反映，主要包括固定资产原值、累计折旧、预计净残值等折旧要素。
在固定资产卡片录入窗口中单击「折旧信息」，即可切换到"折旧信息"窗口。折旧信息中包括：折旧信息、期初数据、折旧费用科目和设置折旧计算方法内容。
【折旧信息】 折旧信息部分提供了固定资产折旧的方法和预计使用期间（年限）数等项数据选择，这部分是固定资产折旧处理的最基础资料，在输入完毕后一般不要随意变动。
【账套启用期初数据】 固定资产卡片的期初数据是固定资产在初始化当期的期初原值、期初累计折旧等数据。
①原值：是固定资产的期初原值，所有固定资产此项数据之和构成固定资产科目的期初余额。
②累计折旧：是固定资产累计折旧的期初数额，此项数据构成累计折旧科目的期初余额。
③净值：是固定资产原值减去累计折旧后的余额。
④预计净残值：是在增加固定资产时确定的预计净残值率与原值的乘积，预计净残值率一般为3%-5%。此项数据系统会根据选定的固定资产类别，按类别中预定的预计净残值率计算。也可以在这里修改其预计净残值。
⑤累计已提折旧期间数：累计已提折旧期间数是指在帐套启用之前，该项固定资产累计已经计提折旧的期间数，本项数据在选用第3项折旧计算公式时需要使用。此数据反映该固定资产已使用的期间数，它将影响到启用帐套后对该固定资产进行其他变动（如调整原值等）时的处理结果。系统将以此为依据，控制计提折旧的期间数。
【折旧费用科目】 折旧费用科目是该项固定资产在计提折旧时，折旧额所应计入的费用科目。必须首先在这里设置好折旧费用科目，这样系统才有可能自动计提折旧。
【折旧计算方法】 折旧公式处理项可以针对不同的折旧方法设定不同的折旧计算公式。其中，在平均年限法折旧计算公式设置中，有一项"最后一期把折旧提完"选项。如果选定此项，则系统在折旧计提到最后一期时，将所有的应提折旧在当期提完。
3．本年变动数据
固定资产变动数据主要包括了固定资产从年初到账套启用期止的固定资产原值、累计折旧等账务数据的变动情况。
在固定资产卡片录入窗口中，单击「本年变动数据」选项卡，系统即会弹出本年变动数据窗口，在这里输入有关本年变动数据资料。主要分为固定资产本年变动数据和固定资产本年年初数据两部分内容。
（1）固定资产本年变动数据。主要用于输入固定资产在启用账套年度内发生的有关数据，含本年原值调增，本年原值调减，本年累计折旧调增，本年累计折旧调减及本年计提折旧五项。
（2）固定资产本年年初数据。指该项固定资产在年初时的有关账务处理数据，包括原值和累计折旧。如果固定资产是本年度内入账的，则上述各项目数据之间有如下的关系：
入账原值=期初原值-本年原值调增+本年原值减少
入账累计折旧=期初累计折旧-本年累计折旧调增-本年计提折旧+本年累计折旧减少
4．附属设备资料
输入完固定资产资料后，若该固定资产有附属设备，还应录入附属设备资料。单击「附属设备」按钮进入固定资产附属设备窗口。附属设备内容：名称、规格、单位、数量、金额等数据。
在全部资料输入完毕后，单击「增加」按钮，系统就会将所录入的固定资产资料保存。当所有的固定资产资料全部输入完毕后，单击[关闭]按钮，系统会关闭固定资产卡片窗口，返回到固定资产初始化窗口。
在固定资产初始化窗口，增加固定资产卡片后，还可进行浏览、修改、删除、打印等操作。
1. 浏览：在固定资产初始化窗口中利用光标移动键和滚动条可以浏览已录入的固定资产有关资料。
2. 修改：在固定资产初始化窗口，双击要修改的固定资产记录，或选中要修改的记录后，单击[修改]按钮，进入固定资产修改窗口进行修改，其操作方法与增加固定资产卡片的操作相同。
3. 删除：在固定资产初始化窗口，双击要删除的固定资产记录，或选中要删除的记录后，单击[删除]按钮，即可将所选记录删除。打印：进行打印预览。
（三）试算平衡
初始数据输入无误后，选择"试算平衡表"项目，系统会弹出试算平衡表窗口，对数据进行试算平衡。系统在进行试算平衡时，是将所有表内科目账务数据全部合计在一起，因此只有将所有的本位币、外币、辅助账、数量金额账、固定资产等全部数据录入完毕之后，才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方各项数值。
如果账套数据是平衡的，系统在窗口的上方会显示"试算平衡表已平衡！"的字样。如果账套数据不平衡，系统会在窗口的上方会显示"试算平衡表不平衡！"的字样，提示用户账务数据不正确，需要检查修改。试算不平衡是不能启用账套的。用户可以在试算平衡表中仔细核对用户的账务数据，以确保账套初始数据准确无误，否则，如果存在错误在启用账套之后是无法再修改的。
第五节
至此，一个新账套的账务数据初始化工作已基本完成，经过会计科目、币别、核算项目以及账务数据、固定资产数据、往来业务数据的输入，就可以开始进行日常工作处理了。初始化处理中的最后一项工作就是启用账套。
启用账套就是将初始化工作中所输入的数据进行处理和转化，将其转变为账务日常处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。这里必须注意的是：一旦启用账套，就意味着关闭初始化界面，这一过程是不可逆的，因此在用户完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始化数据，确保无误后再启用账套。
操作方法：在会计之家初始设置窗口中，单击「启用账套」按钮，系统就会进入启用账套处理。单击「继续」按钮进行关闭初始化和启用新账套工作。在这里系统会提示用户做好初始账套的数据备份工作。这时，可以将已格式化好的磁盘放入A：驱动器中，或直接备份在硬盘中，根据系统的提示完成初始数据的备份工作。接着系统就会开始执行启用账套工作，并会在窗口中显示完成启用账套工作的进度。
启用账套时，系统会自动进行总账数据的平衡校验以及固定资产数据与总账数据勾稽平衡的检查。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会出现提示信息，提示用户修改有关错误，用户在修改完成之后再重新执行“启用账套”功能。
至此，已经全部完成了账套数据的初始化工作，最艰难的一步已经完成。接下来我们就可以乘上金蝶2000这趟快车，轻松高效地处理用户的财务业务了。
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