管理文件编制规范
管理文件编制规范1 范围
本规定确定了本公司企业管理文件（管理标准）的制订、构成及其编号和编写原则。旨在使本公司各类管理文件构成、内容编排、层次划分及编号统一。
本规定适用于本公司企业管理文件（管理标准）的编写。
2 引用标准
GB1.1 标准编写的基本规定
3 总则
3.1 管理文件对象
在本公司中需要协调统一的重复发生的事项都是制订企业管理文件的对象。
3.2 管理文件基本要求
3.2.1 贯彻国家法令和法规，并符合上级标准的规定。
3.2.2 便于执行、评价，具有可检查、可操作性。
3.2.3 概念清楚，文字表达准确、简明。
3.2.4 术语、符号、代号统一。
3.2.5 管理文件相互之间协调一致。
3.2.6 管理文件的构成、内容编排、层次划分及编号符合规定。
4 定义
4.1 管理文件
在企业文件中，除纯技术性文件、行政公文外的任何文件。
5 职责
5.1 企划部负责组织各职能管理部门根据企业实际，提出管理文件需要。
5.2 各职能管理部门负责管理文件拟制和修改，也可以成立工作组。
5.3 各类管理文件由文件拟制部门负责联系有关部门进行会签。
5.4 企划部负责管理文件审核。
5.5 公司分管领导负责管理文件批准。
6 管理文件的构成
管理文件的构成和编写顺序见下表一。 （表一）
构 成 部 分 编 写 顺 序 参 见 条 号
概述部分 封面 6.1.1
目次 6.1.2
前言 6.1.3
引言 6.1.4
内页 6.1.5
正文部分 范围 6.2.1
定义 6.2.2
引用文件 6.2.3
职责 6.2.4
工作内容 6.2.5
附录(记录和报告) 6.2.6
6.1 概述部分
6.1.1 封面
企业管理文件封面格式见附录A(文件的附录)。
6.1.2 目次
6.1.2.1 当文件的内容较长，结构较复杂，条文较长(一般印刷页在15页以上) 时，应编写目次。
6.1.2.2 目次内容包括章和附录的编号、标题及对应的页码。
6.1.3 前言
每个文件都应有前言。它由专用部分和附加说明组成。
专用部分适当地给出下列信息：
a） 该文件废除和代替其他文件的全部或一部分；
b） 对所制订文件前版的重要变动情况的说明；
c） 该文件与其他文件的关系；
d） 实施文件过渡期的要求。
附加说明包括以下内容：
a） 本文件由 xxx 部门提出;
b） 本文件由 xxx 单位归口和解释；
c） 本文件主要起草人 xxx ；
d） 本文件于 xxxx 年 xx 月 xx 日首次发布，修改记录见封面。
6.1.4 引言
必要时，文件应写出引言。引言应给出促使制订本文件的有关信息或说明。引言不包括要求。
6.1.5 内页
内页格式及要求见附录B。
6.2 正文部分
6.2.1 范围
范围应是每个文件的开始，以明确规定文件的主题及其所包括的方面，从而指明该文件或其某些部分的使用限制。它不应包含要求。
范围部分的典型用语为：
a） “本文件规定了... ... 的方法，旨在达到... ...的目的。”
b） “本文件给出了... ... 的指南，旨在达到... ...的目的。”
c） “本文件确定了... ... 的术语，旨在达到... ...的目的。”
d） “本文件适用于... ...。”
e） “本文件适用于... ...，而不适用于... ...。”
f） “本文件适用于... ...，也适用于... ...。... ... 亦应参照使用。
6.2.2 定义
必要时，给出本文件特定名词的定义，给出本文件特定术语、特定符号或代号。
6.2.3 引用文件
本章应列出本文件中直接引用的和必须配合使用的标准或其他正式文件的编号(代号、顺序号、年号)和名称。这些被引用的内容即成为本文件内容的一部分。
6.2.4 职责
主要说明本文件管辖的活动开展的主要责任部门及配合部门的具体职责，必要时要说明这些部门的相互关系及各自的工作范围。
6.2.5 工作内容
工作内容应根据本文件的对象、特点和需要编写，其内容应落实到有关工作岗位，一般以工作流程的顺序排列。内容包括：
a） 工作内容、方法和要求；
b） 工作检查和评价；
c） 其他。
6.2.6 附录
6.2.6.1 为使文件条文的叙述具有更强的逻辑性，使文件层次清楚、结构合理、主题突出，可以“附录”的形式进一步确切、完整地表达文件的某一主题。
6.2.6.2 附录顺序以“文字型附录”、“图的附录”、 “表的附录”排列。
6.2.6.3 附录的编号以“附录A”、“附录B”等表示。 如在同一个附录内需细分为章条，则以“A1、A2、…”、“A.1.1、A.1.2、…” 表示。
6.2.6.4 “文件的附录”与文件的正文有同等效用。
7 管理文件条文的编排
7.1 篇
7.1.1 需要时把一个长文件或文件的一个很长部分划分成篇。
7.1.2 篇的顺序号书写用中文数字，如“第一篇”、“第二篇”。
7.2 章
7.2.1 章在文件正文层次中是基本组成部分。在每个文件中的章，应从“ 范围”开始，直至附录。
7.2.2 章的顺序号书写用阿拉伯数字，如“1”、“2”。
7.2.3 每一章应有一个标题，置于其顺序号之后，并独成一行，与后面的正文分开。
7.3 条
7.3.1 条是章的有编号的细分单元。条可以进一步细分。
7.3.2 条的顺序号用阿拉伯数字的组合，如“1.1”、“2.1.1”、“3.2.1.1”。
7.3.3 条的细分，只能到顺序号为4位数字为限。若有更具体内容须细分，则可用一个完整的句子开头，后加一个冒号，另起行后再以小写英文字母开头(带右半圆括号)以示区别，如“a)”“b)”；也可以用划线“ ──”开头列项说明。 但列项说明时应注意各项的叙述要使句子完整。
8 管理文件的编号
8.1 管理文件编号原则
编号要求简炼，含义明确，避免重复，便于计算机管理和检索。
8.2 管理文件编号
8.2.1 管理手册编号
管理手册编号格式如下：
G/ CSGJS M M - □ □
管理手册流水号（01，02，03――）
管理手册代号（MM）
中海工业（江苏）有限公司代号（CSGJS）
企业管理文件（管理标准）代号（G）
8.2.2 管理程序文件编号
管理程序文件编号格式如下：
G/CSJGS•M P □□— □ □
程序文件流水号（01，02，03――）
程序文件分类代号（见表二）
程序文件代号（MP）
中海工业（江苏）有限公司代号（CSGJS）
企业管理文件（管理标准）代号（G）
8.2.3 管理规定文件编号
管理规定文件编号格式如下：
G /CSGJS• W P□□—□ □
规定文件流水号（01，02，03―――）
规定文件分类代号（见表二）
规定文件代号（WP）
中海工业（江苏）有限公司代号（CSGJS）
企业管理文件（管理标准）代号（G）
8.2.4 部门须知文件编号
部门须知文件编号格式如下：
G/ CSGJSW I •□ □ — □ □
部门须知流水号（01，02，03―――）
部门代号（见表三）
部门须知代号（WI）
中海工业（江苏）有限公司代号（CSGJS）
企业管理文件（管理标准）代号（G）
8.2.5 记录表式编号
记录表式编号格式如下：
—R□ □
记录表式流水号（01，02，03―――）
记录表式代号（R）
引出记录的文件编号
8.2.6 管理文件分类代号和细分类代号
管理文件分类代号见下表二。（表二）
代码 功能 代码 功能
01 企业与建制管理 10 经营管理
02 人力资源管理 11 生产管理
03 财会管理 12 技术与设计管理
04 审计管理 13 产品质量与计量管理
05 行政事务管理 14 职业健康安全与环境管理
06 党群管理 15 物资与供应管理
07 企业文化建设 16 资产与能源管理
08 民主管理 17 治安与保卫管理
09 工会建设 18 计算机与网络信息管理
部门代号（见表三）
部门名称 简称 部门代号 部门名称 简称 部门代号
办公室 办公室 01 准备车间 准备车间 13
生产管理部 生产部 02 船体一车间 船一车间 14
技术工艺部 技术部 03 船体二车间 船二车间 15
质量检验部 质检部 04 机电车间 机电车间 16
经营供应部 经供部 05 涂装车间 涂装车间 17
人事部 人事部 06 综合车间 综合车间 18
财务部 财务部 07 调试车间 调试车间 19
监审部 监审部 08 准备二车间 准备二车间 20
安全保卫部 安保部 09 动力车间 动力车间 21
企划发展部 企划部 10 分段车间 分段车间 22
基建设备部 基建设备部 11 舾装车间 舾装车间 23
行政部 行政部 12
8.2.7 其他
a) 文件中某页修改时，该文件文件编号不变。
b) 文件重新修订后,该文件文件编号不变，而只改变版号。
c) 若几个文件合并成一个文件，或一个文件分成几个文件时，原文件编号停止使用，另编新号。
9 管理文件名称
9.1 确定管理文件名称的原则
企业文件名称应简短明确，反映文件化对象或企业文件的主题。
企业文件名称建议采用下列形式：
── 一般情况可写成“ｘｘｘｘ管理规定”；
── 内容为上级文件或文件具体化时可写成“ｘｘｘｘ细则” 或“ｘｘｘｘ指导书”；
── 内容为管理程序时可写成“ｘｘｘｘ程序”；
── 内容为汇编时可写成“ｘｘｘｘ汇编”；
── 内容为全厂纲领性可写成“ｘｘｘｘ手册”。
9.2 其他要求
9.2.1 企业文件名称过长时，允许适当分段，但不得在名称中使用标点符号。
9.2.2 每族管理文件应有一个总的名称，各独立部分再分别冠以名称，在封面将两个名称分两行书写。在文件条文叙述时，可在两者之间空一个字的位置。
10 管理文件版本号
10.1 版本号变动原则
管理文件版本号只是在文件重新修订后或文件经复审确认后才可变动。
10.2 版本号标示
管理文件的版本号为四位年份的阿位伯数字“2008，2009”。
11 管理文件受控编号
11.1 管理文件受控原则
11.1.1 管理文件属于本公司的无形资产，任何个人不得随意印制及外传。
11.1.2 管理文件受控版本的发放要有控制编号，便于修改和收集。
11.1.3 在各相关部门(岗位)处的受控版本必须为有效版本。并不得外借，随时能接受检查。
11.2 管理文件受控编号
11.2.1 管理文件受控编号的格式为“S-ｘｘ”。“S ”表示受控，“ｘｘ”以数字（01，02，―――）表示第ｘｘ本。
11.2.2 如对外发放管理文件作宣传用，则受控编号的格式为“F”，表示属非受控范围。
12 管理文件编页
每个管理文件除封面、目次、前言外，都须用连续阿位伯数字编页。
附录A 管理文件封面
A.1 管理文件封面的内容
管理文件封面的内容应包括下列三个部分：
a) 标题段内容有公司名称、管理文件名称等。
b) 文件管理段内容有文件编号、版号、受控编号以及拟制、审核、批准等栏目。
c) 信息记录段内容有文件版本、经办人员等。
A.2 管理文件封面的格式
管理文件封面的格式见本文件的封面。
附录B 企业管理文件内页
B.1 管理文件内页包括三个部分：
a) 顶条内容是文件编号、文件名称、页码/页次等信息。 以一直线与文件正文分开；
b) 文件正文；
c) 底条内容有编制、审核、批准和实施日期等信息。
B.2 内页书写
B.2.1 页面设置
a） 页边距：上、下、左、右均2.8厘米，装订线0厘米，装订线位置为左。
b） 纸张：A4，高度21厘米，宽度29.7厘米。
c） 版式：页眉和页脚设置首页不同，距边界页眉2厘米，页脚1.7厘米。
B.2.2 输入字体
标题：黑体，小二；章：黑体，小四；条和内容：宋体，小四；标点符号除圆括号外一律用全角。西文字符用半角；中文字用全角。标点符号除圆括号外一律用全角。
B.2.3 内容条文
标题格式：居中，间距段前段后设置1，行距设置单倍行距。
章标题段前设0.5。
章和条的编号行一律从左边界开始，章编号之后空二个字符后写本章的标题；条编号之后直接写本条的内容，每一段的开始先空四个字符然后写条文内容。
章和条行距设为固定值，设置值20磅。
B.2.4 版面
全版每行36字。
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