档案工作管理规定
档案工作管理规定1目的
本规定规定了企业档案管理的基本原则、方法和实施要求。旨在保证档案管理工作的规范性和档案的真实性、完整性。
2 适用范围
适用于本公司及各部门的档案管理工作。
4 定义
4.l 档案：是指人们从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文学、图表、声像等不同形式的历史记录。
4.2 企业档案：是企业在科学技术研究、生产、经营、基本建设、行政管理等各项活动中形成的全部档案的总和。
4.3 企业文件材料：是记录和反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的文件材料的总称。其载体的形式有文字、图表、声像、磁盘、光盘等。
5 职责
5.1 办公室为本规定的归口管理部门。
5.2 办公室档案室负责本公司各类档案（人事档案除外）的集中统一管理及档案信息资源的开发和利用。
5.4 各部门档案负责管理分管范围内档案材料的管理。
6 实施
6.1 档案管理基本原则
6.1.1 本公司档案工作遵循集中统一的管理原则，采用集中保管和分级保管相结合的形式。
6.1.2 公司的党群、行政、财务、重大设备、基建、质量、科研、船舶、大型改装船产品等文件档案由档案科管理。技术部、生产部、质检部、基建设备部、财务部、人事部应设立档案管理分室，并由专、兼职档案人员管理有关档案，各有关部门应根据需要，设立资料室或由专、兼职资料人员管理文件材料。
6.1.3 公司建立档案工作网络，各有关部室须由一名负责人分管档案工作。
6.1.4 档案部门应贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作方针、政策和规定。制订本单位档案工作的有关制度和工作计划，并组织实施。
6.1.5 严格执行安全、保密制度，确保各类档案材料的安全。
6.1.6 档案管理人员应具有中专或高中以上（含高中）学历，并经档案岗位培训合格，持证上岗，热爱档案工作。
6.1.7 公司档案部门的主要负责人或业务骨干应具备相应的学识水平和工作能力。
6.2 档案的形成、收集和归档
6.2.1 归档分工
1）产品、科研、基建、设备等文件材料由项目负责人指定专人收集、整理和归档。
2）党、政、工、团以及生产经营等各项管理工作中形成的文件材料，由各部门按其业务范围指定专人负责收集、整理和归档。
6.2.2 归档的基本要求
1）必须保持成套性和完整性。
2）必须准确地反映企业各项活动的真实内容。
3）必须符合其形成规律。
4）必须符合文件格式和书写标准，凭证性文件必须原件归档。
5）归档底图必须符合底图入库的基本要求。
6.2.3 归档范围
本公司文件材料的归档范围按《船舶工业档案管理规则》所规定的归档范围执行。
6.2.4 归档时间
l）产品图样和技术文件材料等在产品完工后三个月内归档。合同和质量检验文件在产品完工后由经营和质检部门保存一年后归档。
2）科研文件材料在课题总结、鉴定后三个月归档。
3）基建文件材料在工程竣工后三个月归档。
4）新购设备、仪器文件材料在设备仪器提交验收时归档。
5）各项管理工作形成的文件材料在次年上半年归档。
6）会计文件材料由财务部门保存三年后按年度移交归档。
7）获国家、总公司、市的荣誉证书、奖状在完成拍照后随即归档。
8）声像制品、磁盘、光盘在形成、整理后即归档。
6.2.6 归档份数
各类文件材料一般归档一份，重要的和利用频繁的文件材料归档二份（原件和复制件各一份）。
6.2.6 归档手续
归档人员应填写《档案归档清单》[附录一] 。档案部门验收后，交接双方在归档清单上签字后各执一份备查。
6.3 归档质量的保证措施
6.3.1 企业文件材料的形成、收集、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业各有关部门的职责范围和有关人员的岗位职能。
6.3.2 有关业务部门应通知档案部门参加产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、购置和引进的重、大、精设备的开箱验收。文件材料不完整、不准确、不系统，不予验收。
6.3.3 产品和工程创优、科研成果评奖，无档案部门签署意见不得申报成果。
6.3.4 有关专业人员因公外出参观学习、考察和参加会议，带回应归档的文件材料如不归档，不予报销资料费。
6.3.5 档案部门对各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应进行指导、监督、检查。
6.4 档案分类编号和组卷
6.4.1 根据船舶集团公司《档案分类大纲和编号》制订本企业档案分类编号实施办法。公司档案分为十一类：
1）党群工作类
2）行政管理类
3）经营管理类
4）生产技术管理类
5）产品类
6）科研类
7）基本建设类（基建类）
8）设备仪器类
9）会计档案类
10）职工档案类
11）教学档案类
6.4.2 针对某项产品、科研、基建工程、设备通过文书渠道处理的文件材料，按其文件内容分别归入产品、科研、基建、设备等类中统一编号。
6.4.3 各类档案按下列方法分类编号
1）党群、行政、经营、生产技术管理类在每年度内按问题或组织机构分类编号。
2）产品类按类型分类，在每一产品内先按档案形式再按阶段分类。
3）科研类在每一课题内按阶段分类。
4）基建类按工程用途分类。
5）设备仪器类按类型分类。
6）会计档案类在每年度内按档案形式分类。
7）职工档案类按人员结构成份分类。
8）教学档案类在每年度按档案形式分类。
9）声像、实物等特殊载体形式档案，不单独设类，分库保管。
6.4.4 各类档案的组卷要求，按照国家、集团公司有关档案组卷质量标准执行。
6.5 档案编目与编制检索工具
l）产品、科研、基建、设备档案要编制总目录和分类目录。
2）底图要编制单船目录。
3）党群、行政、经营、生产技术管理和会计等各类档案要编制分类目录。
4）根据工作需要编制各类档案的检索工具。
5）要进行档案著录工作，著录方法按照《档案著录规则》执行。
6.6 档案保管
6.6.1 一般要求
接收档案必须认真验收，存放档案必须有专用的装具、柜、架，排架方法要科学和便于查找。
6.6.2 底图保管
1）底图除修改、送晒图外，不得外借。
2）修改后的底图入库，要认真检查其修改标记和签署。
3）底图存放以平放或卷放（AO幅面）为宜，严禁折叠。
6.6.3 缩微胶片、照片的保管。
1）缩微胶片的保管和库房要求按有关规定执行。
2）照片和照相底片必须用专用的装具保管。
6.6.4 档案库房的一般要求
1）档案库房应与办公室、阅览室分开。
2）档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
6.7 档案检查
1）要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。
2）对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。
3）库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡，要写明原因，保存依据。
6.8 档案鉴定
6.8.1 档案保管期限的确定
1）档案科根据国家和有关部门的规定，制订本企业档案保管期限表，按照企业档案保管期限表划定有关档案保管期限。
2）档案保管期限分永久、长期、短期三种。长期为16至50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。
6.8.2 档案鉴定的组织领导
档案鉴定工作应在分管副总经理的领导下，由业务部门负责人、有关专业人员和档案人员组成鉴定小组进行。
6.8.3 档案鉴定的方法
档案鉴定采取直接鉴定方法。
6.8.4 档案鉴定的基本要求
1）鉴定工作每隔五年进行一次。
2）鉴定后要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名，并注明鉴定日期。
3）通过鉴定工作，对己过保管期限的案卷要重新鉴定，如发现档案不准确、不完整，应责成有关部门和人员进行补充和修正。对失去保存价值的档案要剔除，有保存价值的重新确定保管期限。
4）销毁档案要填写《档案鉴定销毁审批表》 [附录三]并附《档案销毁清单》 [附录四]，经分管副总经理审批，并报送上级档案部门备案，由保卫部门和档案部门共同监销，销毁人和监销人应在销毁清单上签字。
6.9 档案统计
6.9.1 档案管理基本情况和档案入库数量统计每年进行一次。
6.9.2 档案提供利用及其效果的统计每月进行一次，年底汇总。
6.9.3 统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。
6.10 处理好档案提供利用与保密的关系。
6.10.1 借阅档案必须填写《科技档案、资料借阅登记表》[附录二]。技术引进和享有专利权的产品、科研项目的档案，须经分管领导和公司办公室审批。
6.10.2 借阅属公司保密范围内的产品、科研、党群档案，须经公司分管领导室或办公室审批。
6.10.3 本部门的有关人员均可查阅与本人专业对口的档案，如需要查阅非专业对口的档案，须经原件归档部门负责人审批。
7记录
各种记录由档案科统一保存，《档案鉴定销毁审批表》和《档案销毁清单》永久保存，其余记录保存十年
8附表
WP05-01-R01《档案归档清单》
WP05-01-R02《科技档案、资料借阅登记表》
WP05-01-R03《档案鉴定销毁审批表》
WP05-01-R04《档案销毁清单》
WP05-01-R01
档案归档清单
归档日期： 年 月 日 NO：
序号 名称 张 数 编制单位 机密等级 保管期限 备 注
蓝图 照片 文件材料
接收单位： 接收人： 归档单位： 归档人：
WP05-01-R02
科技档案、资料借阅登记表
借阅单位： 借阅人： 借阅日期： NO：
图 号 图 名 张、卷 归还日期 备注
外借部门主管签署用途及
效益
WP05-01-R03
档案鉴定销毁审批表
NO：
项 目
数量（卷、张）
附销毁清单张数
档
案
归
档
部
门
办
公
室
分
管
领
导
备
注
WP05-01-R04
档 案 销 毁 清 单
年 月 日 NO：
序号 船 名
（或项目） 图 号
（或档案号） 名 称 数量
（卷、张） 编制单位 编制日期
（或归档日期） 备注
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