第4讲 5S的实施方法
第4讲5S的实施方法【本讲重点】
红牌作战与目视管理
查检表的应用
5S活动的实施，重在人员的意识改革。因此，企业的领导者和普通员工能够全面、正确地理解5S活动的意义，是推行5S的前提条件。但是，在5S活动具体推行的过程中，企业的推行者还应该掌握一些实施的技巧，从而有效地开展5S活动，收到事半功倍的效果。
红牌作战与目视管理
红牌作战
红牌作战经常贯穿应用于5S活动的整个实施过程中，对于预先发现和彻底解决工作场所的问题具有十分重要的意义。因此，企业的管理者应该掌握红牌作战的实施方法，在5S活动的实施过程中加以灵活运用。
◆红牌作战的目的
红牌作战的方法，就是不断地找寻出所有需要进行改善的事物和过程，并用醒目的红色标牌来标识问题的所在，然后通过不断增加或减少红牌，从而达到发现问题和解决问题的目的。
因此，红牌作战侧重于寻找工作场所中存在的问题，一旦发现问题，就使用相应的红牌进行醒目的标记，防止由于时间的拖延而导致问题被遗漏，并能够时刻提醒和督促现场的工作人员去解决问题，直至摘掉红牌。
◆红牌作战的实施办法
红牌作战可以贯穿于整个5S活动，在整理、整顿、清扫、清洁、素养这五大步骤中都能够进行应用。在5S活动的各个阶段中，红牌作战策略的具体内容是不同的，表现在以下几个方面：
◎整理
在整理的过程中，主要是区分需要与不需要的物品，留下最有用的，彻底地抛弃不需要的物品，并能够从中寻找出需要改善的部分。在这一过程中，应用红牌作战的主要目的就是寻找出工作场所中可以改善的部分。
◎整顿
在整顿的过程中，需要按照“定物、定位、定量”的基本原则，针对需要改善的事情、地点和物品，分别用“红牌”进行标示。这样就能很直观地看到工作场所中不合理的物品摆放情况，并提醒工作人员加以改善。
◎清扫
清扫就是针对“红牌”问题，提出合理有效的改善措施，从而减少“红牌”的数量。清扫时要特别注意对以下场所和物品重点给予“红牌”标示：有油污的、不清洁的设备；藏污纳垢的办公室死角以及办公室、生产现场中不应出现的物品。
◎清洁
清扫时，已经针对不合理的事物和地点进行了“红牌”标示，因此，在清洁的过程中就是分析具体的“红牌”问题，寻找问题产生的根源，进而提出根本的、彻底的解决方法，尽量减少工作场所中的“红牌”数量。
◎素养
在素养阶段，红牌作战依然是很有效的实施方法。所有的员工能够养成良好的工作习惯，提高自身的素质，在工作中时刻注意寻找需要标示“红牌”的事物和场所，同时又想尽一切办法减少“红牌”的数量。
◆红牌作战的注意事项
在红牌作战中，当将遇到的某一类问题解决后，就应该及时将工作现场的“红牌”摘掉。例如，清除了不整齐的摆放、消除了设备的油污、修复了损坏的办公桌椅以后，现场的员工应该立即将原来标示的“红牌”摘除，以防止出现新旧红牌的混乱。
当然，在红牌作战的过程中，我们所遇到的问题并不是都能立刻得到解决。当某个部门的管辖区域内出现“红牌”后，这个部门就应该采取行动商量对策，寻找解决问题的措施，最后将“红牌”摘除。因此，红牌作战是一个持续的过程，企业的红牌战略是随着5S的推行不断推进的。一般情况下，在5S活动实施的初期会出现比较多的“红牌”，而在后期“红牌”的数量应该呈现下降的趋势。
目视管理
◆目视管理的概念与特点
目视管理是利用形象直观、色彩适宜的各种视觉信息和感知信息来组织现场生产活动，以达到提高劳动生产率的目的的一种管理方式。目视管理是能看得见的管理，能够让员工用眼看出工作的进展状况是否正常，并迅速地做出判断和决策。如图4-1所示，上限与下限之间的区域是正常状态，员工很容易就能分辨出不正常的状况。
图4-1 目视管理的极限可视化
实施目视管理可达到以下预期成果：
◎传达并告知有关工作的发展情况或事实。
◎激励员工，并促使他们采取积极参与经营的行动。
◎使员工达成共识，以相同的想法与理念向着共同的目标前进。
◎给公司全员提出警告，防患于未然。
◎作为公司全员判断的基准，促使他们采取正确行动。
目视管理与其他管理方法相比，其特点是：目视管理形象直观，容易识别，简单方便，传递信息快，提高了工作效率；信息公开化，透明度高，便于现场各方面人员的协调配合与相互监督。另外，目视管理能科学地改善生产条件和环境，有利于产生良好的生理和心理效应。
以图表、图画、象征等作为目视管理的辅助工具，可以轻易达到认知、警告、判断、行动等功能；而负责信息传递的人，将信息转化成图表、照片、图画、标志，再加上文字批注，将更容易解说，使相关人员能理解所传达的内容，达到信息共有化，问题透明化，让有关人员能够进行正确判断，采取有效行动，因此如何活用信息来顺利解决问题，是目视管理的关键。
◆目视管理的具体事例
在日常生活中，目视管理的应用实例比比皆是。常见的目视管理手段有标志线、标志牌、显示装置、信号灯、指示书以及色彩标志等。表4-1列举了区域划线、物品的形迹管理、安全库存量与最大库存量、仪表的正常异常标示等目视管理实例的实现办法以及产生的作用。
表4-1目视管理举例
实例 实现的方法 产生的作用
区域划线 •用油漆在地面上刷出线条
•用彩色胶带贴于地面上形成线条
•划分通道和工作场所，保持通道畅通
•对工作区域画线，确定各区域功能
•防止物品随意移动或搬动后不能归位
物品的形迹管理 •在物品放置处画上该物品的现状
•标出物品名称
•标出使用者或借出者
•必要时进行台账管理 •明示物品放置的位置和数量；
•物品取走后的状况一目了然；
•防止需要时找不到工具的现象发生。
安全库存量与最大库存量 •明示应该放置何种物品
•明示最大库存量和安全库存量
•明示物品数量不足时如何应对 •防止过量采购
•防止断货，以免影响生产
仪表正、异常标示 •在仪表指针的正常范围上标示为
绿色，异常范围上标示为红色 •使工作人员对于仪表的指针是否处于正常范围一目了然
5S实施情况确认表 •设置现场5S责任区
•设计表格内容 •明确职责，明示该区域的5S责任人
•明确要求，明示日常实施内容和要求
•监督日常5S工作的实施情况
◆目视管理的成功要素
◎鼓励全员参加：员工自主性管理及经营是企业的目标，因此企业全员参加相当重要，这是持续提高效率及不断进行改善的必要条件。
◎是否一目了然：为了进行管理，必须具有明确的目的，甚至在决定管理人员、时间、方法、道具、场所、位置等，都要有明确的管理界限；在对突发情况进行处理时，无需依赖管理者的感觉及经验，即可有效进行判断和处理，处理的人员能够发挥其才能，不断进行改善和维持良好状况。
◎充分利用五官：目视管理可提高管理者的感觉和经验敏锐度，并有助于尽快掌握感觉和运用经验，在使用眼睛看的同时，也用耳朵听，用手或皮肤接触，用鼻子闻以及用口尝。
◎描绘理想的状态：对于实施目视管理的理想工作场所，规划者要搜集企业内外部的信息进行参考，描绘出自己理想中的公司的形象，而且朝此方向努力，维持形象和提高效率。
◎投入具体创意：目视管理不难做到，只要有能力、热情并不断累积知识，并且能掌握发展的成果，就能增加管理的广度和深度。无论在任何工作场所，任何人都应拥有管理的自主性和自律性，并将此视为个人有效管理的重要课题。
◆目视管理的计划
目视管理的计划步骤如下：
◎情报收集：为了推动目视管理，有必要收集其他公司的相关情报，将先进企业的实例用在公司内部的指导上，使公司能够依据收集的资料对实施状况进行诊断、教育以及宣传活动。
◎确定计划：对于制定的计划应进行研讨，并取得领导层认可，在描绘理想状态的同时对自己公司的现状进行诊断，塑造出自己公司的特色。
◎配置资源：若没有足够的经费和人员配置，再完美的计划都无法实施，领导者应重点考虑如何配置适当人力和物力进行推动。
◎实施计划：要依据制定的计划具体实施，领导者应在实施过程中进行管控和监督。
查检表的应用
查检表的概念和特点
推行任何活动，除了要有一个详尽的计划表，在推行的过程中还需要对每一个重要项目进行定期检查，根据检查反馈所得的资料，采取相应的措施对活动的进程加以控制。要落实管理行为并突显成效，查检表是一项重要的工具。
◆查检表的概念
查检表是对重要项目进行定期检查时所采用的表格，是5S活动执行进度的标准。通过查检表的应用，能够得到项目推行进展的最新情况。一旦发现活动出现偏差，就可以根据检查所获得的资料，及时地采取适当的修正措施。查检表主要有两种使用方式：一种是点检时使用，只记录好与不好的符号；另一种是用来记录评荐的数据。
查检表不只是登录分数，对于具体的改善事项也要进行详细的记载。如果查检表上只有评比结果的数字，是无法判断出工作中哪里需要改善、改善的具体事项是什么、改善过程如何等。
查检表应在推行5S活动告一段落后再进行应用，只有这样才能了解推行5S活动的成果，才会对5S活动产生信心；如果查检成效没有达到预期效果，通过查检表也可以看出需要加强的地方。
查检表也可以作为互相查检的工具。无论是哪一种查检行动，都要从本身开始，并与大家一起进行改善，使改善的事项明确化，同时通过和其他单位查检的比较，借鉴别人的经验，作为自己工作单位改善的模板。
查检表上的项目要随着5S活动的执行过程、工作单位现况等而改变，不能一直使用同一套表格，否则看不到需要改善的项目变动的过程。
◆在5S活动中引入PDCA循环
在5S活动的推行过程中，也需要引入PDCA循环：在PLAN阶段，主要拟定活动目标，进行活动计划及准备；在DO阶段，要执行宣传、训练等实际工作；在CHECK阶段，运用查检表和“红牌”等工具进行查核；在ACTION阶段，针对查核到的“红牌”等异常情况采取一些必要的改进措施。
5S中的查检表实例
在5S活动的整理、整顿、清扫、清洁和素养过程中，查检表都有着不同的查核内容，以下为查检表在5S活动各个阶段的应用举例。
◆整理的查核内容
整理的查核项目包括通道状况、工作场所的设备和材料、办公桌上下及抽屉内部、料架的状况、仓库等，每个查核项目各有详细、具体的查检状况等级和相应的得分，如表4-1所示。
表4－1 查检表在整理中的使用
项次 查检项目 得分 查检状况
1 通道状况 0 有很多物品，或脏乱
1 虽能通行，但要避让，台车不能通行
2 摆放的物品超出通道
3 超出通道，但有警示牌
4 不但畅通，而且整洁
2 工作场所的设备、材料 0 一个月以上未用的物品杂乱摆放着
1 在角落放置着不必要的物品
2 摆放着半个月以后要用的物品，且杂乱
3 摆放的物品为一周内要使用的，且整理的整齐
4 摆放的物品为3日内要使用的，且整理很整齐
3 办公桌（作业台）上、下及抽屉 0 不使用的物品杂乱放置
1 半个月才使用一次的也摆放在上面
2 一周内要使用，但过量摆放
3 当日使用，但摆放较杂乱
4 桌面及抽屉内均最低限度，且整齐
4 料架状况 0 杂乱存放不使用的物品
1 料架破旧，缺乏整理
2 摆放不使用的物品，但整齐
3 料架上的物品整齐摆放
4 摆放为近日使用的物品，很整齐
5 仓库 0 塞满物品，人不易行走
1 物品杂乱摆放
2 有定位规定，但没有严格遵守
3 有定位规定，也处于管理状态，但进出不方便
4 任何人均较容易掌握仓库情况，退还物品也较简单
小计
◆整顿的查核内容
整顿的查核项目包括机器设备、仪器、工具、零件、图纸、作业标示书、文件档案等内容，根据不同等级的查检状况，获得相应的得分，确定整顿的结果。详细内容如表格4-2所示。
表4-2 查检表在整顿中的使用
项次 查检项目 得分 查检状况
1 设备、机器、仪器 0 破损不堪，不能使用，杂乱放置
1 不能使用的集中摆放在一起
2 能使用但脏乱
3 能够使用，并进行了保养，但不整齐
4 摆放整齐、干净，处于最佳状态
2 工具 0 不能用的工具杂乱放置
1 勉强可用的工具多
2 均为可用工具，但缺乏保养
3 工具进行了保养，并进行定位放置
4 工具采用目视管理
3 零件 0 不良品与合格品混乱摆放在一起
1 不良品虽未进行及时处理，但进行了区分及标示
2 只有合格品，但保管方法不合理
3 在保管中进行了定位标示
4 保管中进行了定位和标识，任何人都易于了解
4 图纸、作业标示书 0 过期与使用中的混合摆放在一起
1 不是最新的，但随意摆放
2 是最新的，但随意摆放
3 用卷宗夹进行保管，但无次序
4 具有目录，按次序整齐摆放，任何人很快能使用
5 文件档案 0 零乱放置，使用时难以找到
1 虽显零乱，但可以找到
2 共同文件被定位，并进行集中保管
3 以事务机器处理且容易检索
4 明确定位，使用目视管理，任何人都能随时使用
小计
◆清扫的查核内容
清扫的查检项目包括通道、作业场所、办公桌、作业台、墙板、窗户、天花板、设备仪器和工具等，每个项目分为5个查检状况的等级，并有相应的得分。详细内容如表4-3所示。
表4-3 查检表在清扫中的使用
项次 查检项目 得分 查检状况
1 通道 0 有烟蒂、纸屑、铁屑、其他杂物
1 虽无脏物，但地面不平整
2 有水渍和灰尘
3 早上进行一次清扫
4 使用拖把，并定期打蜡
2 作业场所 0 有烟蒂、纸屑、铁屑、其他杂物
1 虽无脏物，但地面不平整
2 有水渍和灰尘
3 零件、材料、包装物品存放不合理
4 使用拖把，并定期打蜡
3 办公桌 作业台 0 文件、工具、零件脏乱
1 桌面、作业台面满布灰尘
2 桌面、作业台面虽干净，但破损未修理
3 桌面、台面干净整齐
4 除桌面外，椅子及四周均干净整洁
4 窗、墙板 天花板 0 任其破损
1 破烂但仅为应急进行了简单处理
2 乱贴挂不必要的物品
3 比较干净
4 干净整洁
5 设备 工具 仪器 0 锈迹斑斑
1 虽没有生锈，但有油垢
2 有少量灰尘
3 保持干净
4 使用中采取了防止脏乱的措施，并随时进行清理
小计
◆清洁的查核内容
清洁的查核项目包括机器设备、仪器、工具、零件、图纸、作业标示书、文件档案等内容，每个查检项目分为5种查检状况。根据不同等级的查检状况可获得相应的得分，详细内容如表格4-4所示。
表4-4 查检表在清洁中的使用
项次 查检项目 得分 查检状况
1 设备、机器、仪器 0 没有进行划分
1 进行了划分，但不流畅
2 划线较清楚
3 划线清楚，地面进行过清扫
4 通道及作业区和清洁
2 工具 0 有油渍或水渍
1 油渍或水渍显得不干净
2 不是很干净
3 经常清理，比较干净
4 非常干净，令人感觉舒畅
3 零件 0 很脏乱
1 偶尔进行清理
2 虽进行了清理，但还是显得脏乱
3 自己感觉舒畅
4 任何人都会感到舒畅
4 图纸、作业标示书 0 脏乱
1 破损未修补
2 进行过清理，但还有异味
3 经常清理，没有异味
4 干净亮丽，并加以装饰，令人感觉舒畅
5 文件档案 0 阴暗潮湿
1 虽阴湿，但加有通风
2 照明不足
3 照明适度，通风好，感觉清爽
4 干净整齐，令人感到舒畅
小计
◆素养的查核内容
提高素养是5S活动的最终目的。素养的查核项目包括日常的5S活动、服装、仪容、行为规范以及时间观念等内容。根据不同的查检状况等级可确定相应的得分，详细内容见表4-5所示。
表4-5 查检表在素养中的使用
项次 查检项目 得分 查检状况
1 日常5S活动 0 没有推行活动
1 虽进行过清洁和清扫工作，但非5S计划性工作
2 开会对5S进行过宣导
3 不容做能够做得到的
4 活动被积极推行，全体员工均有一定体会
2 服装 0 服装较脏，破损且未修补
1 不整洁
2 纽扣或鞋带未系好
3 厂服、识别证依照规定穿戴
4 穿着依从规定，并有活力
3 仪容 0 不修边幅，较脏
1 头发、胡须过长
2 上两项，其中一项有缺点
3 均依规定整理
4 精神、有活力
4 行为规范 0 举止粗暴，口出脏话
1 衣衫不整，不讲卫生
2 自己遵守一定的行为规范，但缺乏公德心
3 公司规则均能遵守
4 具有主动精神和团队精神
5 时间观念 0 大部分人缺乏时间观念
1 时间观念淡薄，开会迟到现象严重
2 不愿受时间约束，但会尽力完成工作
3 在约定时间内会全力完成工作
4 在约定的时间会提早完成工作
小计
【自检】
阅读下列案例，回答问题。
某企业主要承接加工业务，工作场地很狭窄，产品往往需要经过多个部门的加工才能完成，在这一过程中往往由于半成品堆积过多，造成了工作场所的杂乱和拥挤，经常引发事故，对工作效率也产生了很大的负面影响。
如果你是该企业的管理者，你会如何在该企业推广5S活动，以解决生产现场中所遇到的困境。请简单叙述你的想法。
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（见参考答案4-1）
【本讲小结】
企业中所有人员的意识进步是5S活动实施的关键。因此，企业的领导者和普通员工应该正确理解5S活动的意义，确保5S活动的成功推行。在5S活动具体推行的过程中，企业的管理者应该掌握必要的5S实施技巧，有针对性地开展5S活动，力求收到立竿见影的效果。红牌作战、目视管理和查检表的应用是5S最主要的实施技巧。其中，挂“红牌”的对象可以是材料、产品、机器、设备、空间、办公桌、文件、档案等，但绝不能针对人；目视管理是一种可视极限化的管理方式，这种管理可以使得工作现场的状态更加直观。此外，实施5S活动一定要查检，这样才能对员工形成一定积极的压力。
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